Ce petit coin de nature est l’endroit idéal pour vous parler de... l’accompagnement à la réussite des initiatives, que j'ai nommé Initiative101.

Une initiative, c’est une idée pour atteindre un résultat business, qui produit un changement perceptible dans votre environnement.

A l’origine, il y a un besoin. Par exemple,

• augmenter notre chiffre d’affaires, c’est à dire notre base client en nombre, en volume et en valeur.

Les uns et les autres ne manquent pas d’idées pour répondre à ce besoin.

Une idée, c’est une approche spécifique qui concourt à répondre au besoin. Exemples :

• faire connaître nos produits nous amènerait des prospects
• obtenir la certification de notre usine permettrait de répondre à des appels d’offres

Les idées n’engagent personne tant qu’elles restent « idéales ».

Quelqu’un prend alors une idée et imagine sa mise en œuvre par une initiative. Une initiative a pour syntaxe : obtenir en réalisant . Par exemple,

• faire connaître nos produits en participant au concours général agricole ;
• obtenir la certification de notre usine en réduisant toutes les non-conformités relevées par l’audit Qualité.

L’initiative s’incarnera dans un ou plusieurs projets. Par exemple, l’initiative « recertification de notre usine en réduisant les non-conformités » pourrait comprendre ces quelques projets :

• Réaliser des audits internes
• Réorganiser le flux des matières au sein de l’atelier
• Changer les machines de production les plus critiques
• Mettre en place un plan de prévention
• Former les opérateurs à l’hygiène sous toutes ses formes

Or, chaque projet comporte une part de changement : certaines personnes perçoivent que leurs activités, leurs rôles, leurs responsabilités ne seront plus les mêmes. Il faut s’attendre de leur part à une résistance, réaction naturelle au changement, une résistance néanmoins différente d’une personne à l’autre. Que se passe-t-il si certaines personnes renoncent à changer ? Quelle part des résultats attendus dépend de l'adhésion efficace des personnes en jeu ? Quels risques y a-t-il à renoncer à ces résultats ? 

Initiative101

Au début, tout est flou hormis le besoin. Les projets sont encore indéfinis.

Dès ce moment, la démarche d’accompagnement à la réussite des initiatives a du sens. Etape par étape, vous vous posez des questions :

• Comment discerner les initiatives pertinentes ?
• Comment choisir les projets idoines ?
• Comment amener le commanditaire à lancer l’initiative, les superviseurs à soutenir le projet et les opérateurs à surmonter leur résistance et à réaliser le changement ?

La démarche d’accompagnement à la réussite des initiatives permet d’y répondre, étape par étape : apprenez avec Initiative101 à intéresser, susciter, former, accompagner et renforcer.

Initiative101 est là pour ça. Et moi avec.

PS. Pourquoi Initiative101 ? Lorsque nous avons déménagé aux Etats-Unis avec nos enfants, Sophie, 10 ans, trois mots d'Anglais à son répertoire, est entrée à la Middle School locale 100% américaine pour en ressortir 9 mois plus tard bilingue ou presque, avec un accent parfait et les expressions idiomatiques qui vont bien. Sa salle de cours d'anglais avait pour nom "English101", c'est à dire premier étage, première salle : c'était bien par là qu'il fallait commencer. 

Mon sujet : vous aider à réussir votre initiative. Et ci-dessous, des réponses aux questions que vous pourriez vous poser.

Pourquoi manager une initiative est-il important à ce point ?

Parce qu’on lance un projet pour obtenir des résultats, pour atteindre des objectifs. Or, il y a trop souvent un trou béant entre l’idée et le projet, pour ne pas parler de l’abîme entre le projet et les objectifs atteints.

Vous vous souvenez de cette laiterie en Seine-et-Marne ? Comment elle a fermé après avoir perdu ses contrats de fourniture, suite aux non-conformités persistantes ? Non pas que manquait le désir de survivre, mais personne n'a su prendre l'initiative, personne n'a fait bouger les gens pour aboutir ensemble à des résultats probants. Manager l'initiative, ça a pour but que cela ne se reproduise pas.

L’initiative démarre à l’idée, elle réalise le projet et assure l’adhésion et l’utilisation jusqu’aux objectifs atteints. Et, pour réduire l'incertitude sur le résultat, nous devons manager l'initiative.

Apprendre à manager une initiative, pour quoi faire ?

• Pour démarrer maintenant, c’est à dire sans plus tarder, lorsque nous sommes avant le projet
• Pour encadrer le projet en cours, lorsqu’il a démarré
• Pour encourager les utilisateurs du produit ou service à s'exprimer en amont, et les concepteur à les écouter au plus tôt
• Pour amener les utilisateurs du produit ou service livré à l’utiliser efficacement jusqu’à atteindre les objectifs business

Qu’est-ce que manager une initiative apporte par rapport à ce que je sais déjà ?

Si vous maîtrisez le management de projet, manager une initiative ajoute :

• Les conversations, plus importantes que les documents
• Les conversations avec les parties prenantes : commanditaires (lancer, renforcer), superviseurs (désirer/avoir envie, savoir faire/capacité) et utilisateurs/opérateurs (désirer, apprendre, savoir faire)
• La collaboration avec les utilisateurs plus tôt, plus encadrées avec les superviseurs, plus longtemps après la livraison du produit ou du service.
• Les intéractions avec les chefs de projet et d’autres profils (les Ressources Humaines, etc.)

Si vous maîtrisez la formation, le management de l’initiative apporte :

• De l’aide (diagnostic, formation, accompagnement, renforcement)
• Du focus (le juste nécessaire, pour former les apprenants et transformer l'apprentissage)
• De l’application sur le terrain
• Du collaboratif (un groupe soudé qui travaille ensemble)
• De l’assistance (aller sur le terrain avec les manageurs d’initiatives)

Qu’est-ce qui pourrait m'être difficile si j’adhérais ?

Une difficulté classique, c'est de prendre rendez-vous avec le sponsor, les superviseurs, les opérateurs. En revanche, les conversations elles-mêmes sont bien préparées de telle sorte qu’elles se déroulent souvent mieux que ce à quoi vous vous attendriez.

Il peut être difficile de gérer la relation avec les chefs de projet, qui peuvent voir dans le management de l’initiative une ingérence dans leur gestion du contenu, leur méthodologie, leur communication. En contribuant efficacement à baisser le niveau de risque du projet, nous nous rapprocherons des chefs de projet au point qu'ils nous considèrent non plus comme des menaces, mais comme des ressources pertinentes.

Est-ce que l’approche pédagogique Intéresser-Susciter-Former-Accompagner-Renforcer peut m’aider ?

Cette approche pédagogique parle le langage du management de projet (« la situation est sous contrôle ») et celui de la gestion du changement (les personnes et, par elles l’organisation, réussissent le changement).

C’est une approche vécue entre pairs, elle permet à chacun de s’enrichir des pratiques et des expériences des autres.

En contributant à réduire les retours en arrière et les reprises de production, cette approche conforte la confiance dans le projet, elle accélère l'adhésion des parties prenantes et améliore l'utilisation du produit du projet.

Y a-t-il des ressources sur lesquelles m'appuyer par moi-même ?

• un blog sur le web, initiative101.canalblog.com
• un cahier de terrain, « Quels biscuits avez-vous en poche ? Faites réussir vos initiatives Utilisez le juste nécessaire » disponible sur Amazon, Lulu.com, etc.
• et des ouvrages de référence, à commencer par ceux qu’édite la société PROSCI, en particulier à propos du Modèle ADKAR®

Est-ce que vous pouvez m’aider ?

Certainement, du fait de ce en quoi il croit : nous avons tout ici et maintenant pour réussir.

Clairement, du fait de mon parcours : chef de projet, praticien certifié en management du changement, formateur en management de projet.

Indubitablement, du fait de mon projet personnel : consacrer son énergie et son temps au management des initiatives et à l’accompagnement de ceux qui les prennent.

Qu’est-ce que ça me coûtera ?

Du temps pris sur les opérations quotidiennes afin de prendre du recul sur la situation, préparer les conversations, faire le point entre pairs et décider d’actions à venir.

De l’argent, à rapprocher de la valeur qu’ont le temps et l’énergie sauvés du fait de s’épargner les retours en arrière et les reprises de production.

Qu’est-ce que ça me rapportera ?

• Du temps
• D’autres rapports avec les parties prenantes
• Des réussites
• Des découvertes sur le chemin
• L’envie de poursuivre et continuer

Si je dis oui, par quoi commencerons-nous ?

Nous consacrons le premier atelier à faire connaissance avec les acteurs, à regarder la carte de leur géographie locale, à collecter les retours d’expérience, à présenter l’itinéraire et à s’exercer pour l’étape suivante : des rencontres et des conversations sur le terrain.

Les ateliers suivants s’articulent de façon semblable. 1) Débriefing

• Comment se sont passées vos conversations ?
• Quels résultats nouveaux ?
• Quelles informations nouvelles ?

Puis 2) réexamen de la carte, dessin de l’itinéraire et exercice pour l’étape suivante.

Qu’est-ce que j’aurai à la fin, si nous travaillons ensemble ?

• D’autres rapports avec les parties prenantes autour de vous
• Une vision éclairée et profonde de ce qui se passe dans votre environnement
• Un succès sur lequel capitaliser
• Une histoire à raconter d’expérience
• Des compétences transférables à d’autres moments et d’autres contextes
• Un emploi / des emplois dans la durée
• Une perspective pour l’avenir

En guise de conclusion

Qu'est-ce qui vous plu le plus dans ce que vous venez de lire ? Comment cela cadre-t-il avec vos objectifs professionnels et personnels ?

Je découvre un article sur la médiation asine, le murmure à l'oreille des mules, dans la revue Les Cahiers de l'Âne, et des questions me viennent avant même de le lire. Et s'il y avait une check-list de validation, si elle n'existe pas déjà, d'une communication écrite ? 

• Ce sujet, pourquoi est-il important au point de l'avoir choisi parmi d'autres ? 
• Ce sujet, pour quoi faire ? 
• Qu'est-ce que ça change par rapport à ce que je sais déjà ? 
• Qu'est-ce qui me serait difficile si j'adhérais ? 
• Est-ce que ça peut m'aider ? Est-ce que la personne qui parle pourrait m'aider ? 
• Qu'est-ce que ça me coûtera ? 
• Si je dis oui, par quoi commencerons-nous ? 
• Qu'est-ce que j'aurai à la fin, si nous travaillons ensemble ? 

A rapprocher des questions du Modèle ADKAR® (Cf. HIATT, ADKAR®, A Model for Change in Business, Government and our Community, 2006) :

Prise de conscience du changement :

• Qu'est-ce qui change ?
• Pourquoi changer ?
• Quel risque courrons-nous si nous échouons à changer ?
• En quoi changer nous permet-il d'atteindre nos objectifs ?

Désir de changer :

• Qu'est-ce qui change dans mes activités ?
• Qu'est-ce qui change dans mes responsabilités ?
• Qu'est-ce que j'ai à y gagner ?
• Qu'est-ce que nous avons collectivement à y gagner, moi et mon groupe ?

Je vois ce qu'il me reste à faire pour compléter cet article-là !

Lecteur - Prendre l'initiative ? Pourquoi ferais-je une chose pareille ? Je ne suis pas la bonne personne parce que...

• je n'ai pas d'avenir dans la boîte
• j'ai de l'avenir dans la boîte
• je suis un subalterne
• je suis un dirigeant
• je suis un exécutant
• je suis un décideur
• je suis une femme
• je suis un homme
• je n'ai pas d'expertise
• je suis un expert
• je n'ai pas la santé
• je suis en pleine forme
• j'ai un Q.I. de poulpe
• j'ai le Q.I. d'Einstein
• etc.

J'entends bien. Cela dit, vous voyez bien que ça ne peut pas continuer comme ça, la situation ne convient pas, vous allez collectivement dans le mur. Il y a besoin de changer quelque chose à votre quotidien pour retrouver un avenir, de la visibilité. Si vous laissez faire, vous vous y perdrez vous-même et avec vous d'autres personnes, il vous faudra quitter l'environnement, le business, vous vendrez vos biens, vous déménagerez. Il faut changer quelque chose à votre quotidien, pour la survie du service, de l'unité d'affaires, de l'entreprise, et pour votre survie personnelle.

Lecteur - Certes, je suis OK pour sauver mon emploi, contribuer à sauver mon environnement du naufrage. Mais si je n'étais pas la bonne personne pour produire l'étincelle ? Attendons que quelqu'un réagisse, il sera toujours temps de suivre.

Rosa Parks non plus n'était pas la bonne personne. Seulement, après s'être dit : il faudrait que quelqu'un réagisse à l'injustice qui nous est faite ! elle a fini par apporter elle-même une réponse clé : puisque personne (de mieux qualifié, de plus légitime, etc.) ne réagit, il faut que ce soit moi, non ?

Lecteur - De toute façon, je ne pense pas pouvoir y arriver seul(e), il me faudra de l'aide pour les conversations à venir.

Eh bien, commençons par le début, utilisons l'approche décrite dans Quels biscuits avez-vous en poche ? et suivons les étapes une à une, chacun à son rythme.

Lecteur - Je suis OK pour prendre le lead, pour influencer les gens autour de moi, pour prendre l'initiative. Mais je ne veux pas rester isolé.

Au long de votre parcours, trouvez de l'aide sur place, suivi, coaching. Participez à un atelier, une formation, échangez vos retours d'expérience avec vos pairs au cours de la session. Enfin, pour l'option formation, organisez une session de renforcement, séparément ou conjointement aux sessions de coaching, car les calendriers des initiatives sont différents (initiative sur un mois, sur un trimestre, sur une année). Il ne s'agit plus que de commencer.

Comment s'y prendre pour faire réussir une idée, une initiative, un changement ou un projet quand on ne sait pas grand' chose

• en sociologie,
• en psychologie,
• en organisation,
• en business,
• en comptabilité,
• en qualité,
• en management de projet,
• en management de personnes,
• en accompagnement,
• en coaching,
• en mentoring,
• en gestion des conflits,
• en gestion des crises,
• en gestion des risques,
• en influence,
• en communication,
• en négociation,
• en synthèse,
• en analyse,
• en programmation,
• en débogage,
• en philosophie,
• en cuisine,

oui, comment s'y prendre pour faire réussir une initiative ?

Eh bien,

• en commençant par le commencement
• en apprenant en marchant
• en se faisant accompagner
• en se faisant confiance

Commencez par le commencement. Couper le bois avant d'avoir fait le plan du meuble, ça ne fonctionne pas ; concevoir le plan du meuble puis couper le bois en fonction du plan, ça fonctionne. Construire le meuble avant de déterminer à qui et à quoi il va servir, ça ne fonctionne pas ; déterminer à quoi le meuble va servir avec ceux qui vont s'en servir, puis construire le meuble, ça fonctionne. Il y a des manières de procéder qui fonctionnent mieux que d'autres, et qui préconisent de faire les choses dans un certain ordre. Parmi les manières de procéder qui ont fait leurs preuves, Quels biscuits avez-vous en poche ? adopte celle du juste nécessaire pour réussir l'initiative.

Apprenez en marchant, vous recevrez de l'aide au juste moment et si vous n'en recevez pas, vous en demanderez et vous en trouverez. Les gens prêts à vous aider vous entourent et attendent que vous le leur demandiez.

Faites-vous accompagner, ayez un tiers de confiance à qui parler, sur qui vider votre sac, qui vous regonflera le moral. En tous cas, quelqu'un qui vous aide à y voir plus clair et à décider au mieux.

Faites-vous confiance, vous en savez plus que vous ne croyez. Vos compétences acquises dans un environnement, vous les transfèrerez dans celui de votre initiative.

Pascal Le Deley's Books and Publications Spotlight

Pascal LE DELEY, PMP®, fait aboutir initiatives et projets de 6 à 6000 jours.hommes. Il forme au management de projet des responsables d'initiatives et des collègues manageurs de projets. Il fait partie de la communauté des praticiens en management du changement certifiés par Prosci.

http://www.lulu.com

Il ne s'agit plus que de commencer.

Tout a commencé en 2012. Cours de management de projet aux étudiants de Master 2 Pro Qualité et Analyse. Je leur donne la parole : "Le management de projet, c'est vaste ; que voulez-vous que nous travaillions ensemble, à quoi verrez-vous que nous aurons réussi ?" Réponse unanime : "Donnez-nous confiance en nous-mêmes !"

Je me mets à rencontrer des responsables Qualité. Il y avait cette laiterie en Seine-et-Marne, la responsable Qualité était dans mon annuaire des anciens, je lui propose une interview, elle accepte de me recevoir. "Vous savez, vous venez au bon moment, la laiterie ferme dans deux jours". Cette entreprise dont le nouveau patron était fier : son produit phare venait de gagner une médaille au concours agricole. Las, des non-conformités lui firent perdre ses agréments. Le responsable Qualité de la laiterie tira le signal d'alarme, en vain. Rien n'émut le nouveau patron ni l'encadrement. Incapable de réussir les changements qui eussent résolu les non-conformités, la laiterie vit partir ses clients les plus importants. En six mois, elle ferma. Cause technique ? Non. Cause humaine ? Oui, certes. Alors, que faire ?

Et si le responsable Qualité avait trouvé un guide pour réussir le changement nécessaire, pour prendre les choses dans l'ordre, pour susciter l'adhésion des personnes et obtenir ensemble les résultats vitaux pour la survie de l'entreprise ?

Richard Nelson Bolles s'est attelé à What Color Is Your Parachute à 44 ans et c'est là son oeuvre, utile et nécessaire 40 ans pus tard. Chaque trimestre il invite chez lui des chercheurs d'emploi et anime avec eux un atelier d'une semaine, au cours de laquelle ou comme suite à laquelle il révise chaque année son opus. Son propos : être utile à ceux qui sont dans une situation plus critique que celle dans laquelle il se trouva, renvoyé de son emploi du jour au lendemain.

Et moi ? Mon propos : être utile à ceux qui sont à l'origine d'une idée ou d'une initiative à mener bien que n'ayant pas d'autorité hiérarchique, accompagner ceux que la crainte d'une résistance au changement paralyse ou ralentit, rassurer ceux dont l'emploi est en danger comme dans le cas de la laiterie de Seine-et-Marne, et enfin, amener chacun à réussir ensemble les changements nécessaires.

Ma façon de faire ? Considérer avec vous la situation telle qu'elle se présente aujourd'hui, découvrir les ressources que nous avons en main - et je crois que nous avons tout ici et maintenant pour réussir - et commencer par le commencement. Vous avez là la trame du contenu de Quels biscuits avez-vous en poche ? Faites réussir vos initiatives Utilisez le juste nécessaire.

Au fait, pourquoi des biscuits ? Parce que, lorsque nous sortons en promenade, nous prenons soin d'anticiper la petite faim.
Et pourquoi "en poche" ? Parce que nous avons déjà ici et maintenant en notre possession toutes les facultés pour faire le job et bien le faire.

Pascal Le Deley's Books and Publications Spotlight

Pascal LE DELEY, PMP®, fait aboutir initiatives et projets de 6 à 6000 jours.hommes. Il forme au management de projet des responsables d'initiatives et des collègues manageurs de projets. Il fait partie de la communauté des praticiens en management du changement certifiés par Prosci.

http://www.lulu.com

Philippe G., chef de projet informatique dans une banque : Non, nous ne mesurons pas les résultats business de nos projets, il n'y a pas besoin de le faire et ça ne nous gêne en rien. Tout de suite après un projet, il y en a un autre à lancer, et les projets se succèdent. De toute façon, nous sommes à la traîne des besoins des utilisateurs, hélas. Nous sommes trop peu nombreux à l'informatique pour répondre à toutes leurs demandes. Cela fait que, lorsque nous leur livrons une application informatique, ils se jettent littéralement dessus.

Et si s'interroger sur les résultats business des projets, c'était risquer de s'apercevoir qu'on ne travaille pas sur les bons projets ? Ou bien que nos applications informatiques sont utilisées par une faction des utilisateurs à qui elles sont destinées ? Voire, qu'on est trop nombreux à la DSI ?

Cela vaudrait le coup d'ouvrir une cellule d'identification des idées et initiatives avant qu'elles ne deviennent projets, en même temps qu'une cellule d'évaluation des projets côté business.