Manager un projet - résoudre des problèmes

16 juin 2016

Manageurs, que faire des problèmes ?

Dans la littérature, il est montré que lorsque le management punit l'erreur, les auteurs d'erreurs se taisent de peur d'être punis et que, ce faisant, ils donnent à l'erreur, à leur cor défendant, un grand avenir. En effet, il faudrait parler de l'erreur pour la résoudre et communiquer avec ceux qui sont susceptibles de la reproduire.

Il me revient ce soir ce que j'ai lu du Toyota Production System, à savoir que le Lean Management suppose des manageurs qui acceptent les problèmes et apportent leur soutien à celui ou à celle qui divulgue un problème. Sans quoi, il pourrait en être du problème comme de l'erreur et le Lean Management ne saurait prendre.

Je peux me tromper, mais il me semble que, si elle se sent menacée d'être punie comme mauvaise ouvrière, la personne qui découvre un problème a deux options raisonnables : 

  • pallier le problème qui continuera de se produire et d'occuper à sa résolution ladite personne
  • résoudre le problème par devers elle sans rien communiquer tant qu'il n'est pas résolu

En attendant, quels problèmes restent ainsi cachés ? J'imagine assez bien une file de problèmes qui attendent que celui de devant soit résolu pour apparaître, comme il en est de mes erreurs de développement lorsque le programme s'arrête sur un bug en amont qui, de fait, masque ceux qui sont tapis, patients, en aval du programme.

L'idée du Lean Management est qu'une organisation se porte mieux et soutient mieux ses collaborateurs en apportant des solutions aux problèmes qui surgissent. Sans la bienveillance des manageurs, les collaborateurs risquent fort d'adopter une attitude d'éleveur de problèmes plutôt que d'élever des solutions.

Je me rappelle cette anecdote : un américain est nommé à la tête d'une usine de production Toyota aux USA. Son expérience chez Ford sous le bras, il déclare à son mentor japonais, fier comme tout : Premier mois de production, aucun problème à signaler ! Le nippon de répondre : C'est anormal, vous n'avez pas été attentif à ce qui se passe en réalité ; il n'y a pas de production sans problème !


15 février 2016

Planning détaillé, courbe d'apprentissage : quoi faire ?

Retour à cette question du planning détaillé. Pourquoi demande-t-on un planning détaillé alors qu’on est toujours en retard ?

Alors, pourquoi est-on toujours en retard sur un planning détaillé ?

Une réponse, c’est qu’il y a des aléas.

Une autre réponse, qui n’est pas un aléa du tout, c’est la courbe d’apprentissage.

La personne va prendre du temps pour apprendre, elle a galérer, elle sera en retard, et à la difficulté d’apprentissage s’ajoute la culpabilité d’être en retard, de ne pas être capable de tenir ses propres délais, quelle honte. Et ça n’est qu’à la fin, en allant de plus en plus vite parce qu’elle apprend, que la personne recroisera la courbe qu’elle avait choisie au début à grand renfort d'imagination. Elle arrivera peut-être tout juste à l’heure. Quelle tristesse !

Moi je crois que les choses sur lesquelles il faut être intransigeant, c’est le planning à grosse maille et la méthode, les grands moments à mettre dans le temps. Par exemple, sur ce projet d'un an environ, j’avais fait des blocs en forme de mois, au mois le mois. Pour tel mois, je te donnerai ce livrable-là, etc.

La deuxième chose sur laquelle être intransigeant, c’est qu’est-ce qu’on fait aujourd’hui, et demain.

Grosse maille et court terme, deux choses sur lesquelles j’imagine être exigeant, mais le moyen terme, non, clairement non.

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07 juillet 2015

De difficiles développements en mode séquentiel

Je travaille avec des collègues chefs de projet d'un acteur français de l'énergie, et la conversation roule sur le travail à plusieurs entités en parallèle :

La première itération d'ingénierie se passe bien, les acteurs travaillent dans le bon ordre, en séquence.

Et puis, les modifications de tous bords bombardent les résultats de l'étude. Alors, les experts, comme des pompiers, réparent et colmatent en ordre dispersé sans coopérer les uns avec les autres, alors que les modifications des uns affectent les autres.

Notre conversation se poursuit : quels sont les problèmes sous-jacents ?

Pb #1 : trop de détail dans la première itération. Détail exigé par les prestataires pour participer au chiffrage, lesquels déclarent : "nous, on ne chiffrera pas si le cahier des charges n'est pas détaillé".

En quoi est-ce que ça pourrait aider d'exiger d'être exact (la bonne valeur est quelque part dans un intervalle de confiance), sinon précis (au risque d'être inexact) ? Et quels inconvénients pourraient naître de cette approche ?

Pb #2 : la gestion de la configuration est inefficace : assez tôt dans le projet, plus personne ne sait en quoi la configuration sur laquelle il travaille est compatible avec celles sur lesquelles travaillent les autres.

En quoi est-ce que ça pourrait aider de s'assurer que les acteurs travaillant en séquence oeuvrent sur la même version de référence - même si d'autres versions circulent ? Et quels inconvénients pourraient naître de cette approche ?

27 novembre 2014

Des coussins : pourquoi, comment, quoi ?

Il était une fois deux frères, Jack et Jean, voisins de palier, qui prenaient le train pour visiter leurs parents et recevoir leur part d’héritage, à la condition expresse qu’ils prennent ensemble le train de 18h00, à la gare distante estimée d’une demi-heure à pieds de chez eux. Jack devait acheter dentifrice et brosse à dents et faire sa valise, il estimait le temps qu’il lui fallait à 2 heures ; Jean devait repasser une chemise, moyennant quoi il avait sa valise prête, il estimait le temps qu’il lui fallait à une demi-heure. Hélas, ils manquèrent le train et l'héritage.

Qu'auraient-ils dû faire ? A quelles heures auraient-ils dû partir de chez eux pour recevoir leur part d’héritage ?

En résumé, ils auraient dû prendre des coussins de temps, de la marge.

  • Pourquoi des coussins, de la marge ? pour amortir les dérapages de temps et s’engager à être à l’heure.
  • Où mettre les coussins ? après les activités, pas avant.
  • Tous les coussins sont-ils équivalents ? non, car si l’un et l’autre doivent être à l’heure, alors un coussin commun est nécessaire.

Démonstration.

En théorie, Jack doit partir à 18h00 – ½ h – 2 h = 15h30.

Et Jean ? Jean doit partir à 18h – ½ h – ½ h = 17h00.

Est-ce que, partant à ces heures-là, Jack et Jean attraperont le train ? Non, ils le rateront, très probablement. Il peut se passer bien des choses qui prendront plus de temps que prévu, Jack ou Jean peuvent rater le train et ni l’un ni l’autre ne recevront leur part d’héritage. Il leur faut des coussins. Des coussins de temps, pour amortir ce qui pourrait dépasser le temps prévu.

Coussin A : donnons à Jack une demi-heure de plus pour acheter dentifrice et brosse à dents et faire sa valise. Demandons à Jack de préparer sa valise dès 15h00.

Jack : 15h00 + 2 h (valise de Jack) + ½ h (coussin A) + ½ h (trajet) = 18h00

Ce coussin A donne plus de chance à Jack d’être à l’heure pour prendre le train, mais n’aide pas Jean, l’héritage pourrait être perdu par la faute du retard de Jean.

Qu’à cela ne tienne ! Donnons aux deux frères un coussin commun.

Coussin B : que Jack et Jean se donnent rendez-vous à la gare une demi-heure avant l’heure de départ du train. Cela implique que Jack prépare sa valise dès 15h00 et que Jean commence à boucler la sienne dès 16h30.

Jack : 15h00 + 2 h (valise de Jack) + ½ h (trajet) + ½ h (coussin B) = 18h00

Jean : 16h30 + ½ h (valise de Jean) + ½ h (trajet) + ½ h (coussin B) = 18h00

Ce coussin B donne plus de chance à Jack et à Jean d’être à l’heure pour prendre le train, l’héritage est à portée de main.

Pour faire encore plus sûr, combinons les deux coussins : Jack commence à 14h30 (au lieu de 15h00)

Jack : 14h30 + 2 h (valise de Jack) + ½ h (coussin A) + ½ h (trajet) + ½ h (coussin B) = 18h00

Jean : 16h30 + ½ h (valise de Jean) + ½ h (trajet) + ½ h (coussin B) = 18h00

Mais qu’arrive-t-il si Jack, sûr d’avoir tout son temps, décide de prendre son café à 14h30 ? Eh bien, s’il reste une demi-heure à siroter son café, c’est comme s’il n’avait pas pris de coussin A. Le coussin A ne fonctionne que si Jack le prend après l’activité.

Et pour optimiser ? Jean pourrait rejoindre son frère à 15h00, y repasser sa chemise et boucler sa valise et aller acheter pour Jack dentifrice et brosse à dents. Ayant avancé Jack dans ses activités, Jean préparerait le thé, les deux frères pourraient prendre le thé jusqu’à 17h00. Puis ils partiraient pour la gare à 17h00 afin d’y arriver une demi-heure avant le départ du train.

 

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09 octobre 2014

Un time-sheet, pour quoi faire ?

Isabelle rentre à la maison toute fière : Nous avons fait des progrès, la chef de service nous a demandé quel pourcentage de temps Catherine passait sur nos différents dossiers et nous lui avons répondu : chez moi, 40%, chez moi 25%, chez moi 50%. Etonnée, la chef a dit : mais alors, Catherine était plus qu'à plein temps chez vous, ce n'est pas possible ! Réponse : non, chez X, Catherine était à 40% la semaine dernière, chez Y, elle était à 25% le mois dernier, chez moi, elle était à 50% la semaine d'avant. C'est plus clair.

Progrès tout relatif, puisque j'ignore encore le nombre d'heures effectif que Catherine a consacré aux divers travaux, et je reste incapable d'évaluer la ressource nécessaire à la remplacer. Pourquoi en suis-je incapable ? Parce que les pourcentages sont des résultats de calculs, et que j'ignore les prémices de ces calculs, comme les jours effectivement travaillés, la disponibilité de la ressource, etc. Parce que seul le temps passé exprimé en heures relève du fait.

Pourquoi compter en heures, et pas en jours ? Ce serait un progrès par rapport au pourcentage, certes, mais de quels jours s'agit-il ? Des journées de 7 heures, comme dans la loi ? Des journées de 14 heures, comme ceux d'Isabelle ? Parce que, pour remplacer un mi-temps d'Isabelle, il faut Catherine à plein temps, n'est-ce pas ?

Et encore, je raisonne à égalité d'efficience entre Catherine et Isabelle. Et il se pourrait bien que Catherine mette 3 heures à abattre le travail d'une heure d'Isabelle, plus sénior, plus organisée, plus experte.

Restons-en pour l'instant aux heures. Chaque vendredi, avant de partir en week-end, prenons 10 minutes pour relire notre semaine et mesurons ou estimons les heures effectivement consacrées aux différents projets et travaux. Et lorsque vient le moment d'estimer un travail à venir, apportons à la discussion les heures effectivement travaillées sur un travail similaire : "Pour un travail similaire, j'ai passé tant d'heures."

Avantage : introduire des faits dans les processus de négociation des travaux et des affectations à venir.

Bénéfice : limiter les charrettes au strict incontournable.

Inconvénient : l'impression de flicage.

Cet article pourrait vous intéresser, si vous vous posez la question des détails requis pour faire un bon planning : planning détaillé ou pas ?

Cet article aussi pourrait vous intéresser, si vous vous dites : comment prendre en compte notre manque de compétences ? : planning et courbe d'apprentissage

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17 septembre 2014

Analyse des risques sur projet de compétition automobile.

J'ai rencontré Estelle P., conceptrice de pneus de sport chez Michelin, elle participait à la formation au management de projet que j'animais ce jour-là. J'ai été touché par son témoignage lorsque nous avons abordé la gestion des risques. Le voici : 

Nous avons travaillé sur le projet, établi des scénarii, tout ça.

Puis nous nous sommes dits : ne faudrait-il pas faire une analyse des risques pour valider nos résultats ?

J'ai convoqué 20 personnes de toutes sortes, je les ai mises dans une salle pendant une demi-journée.

Je leur ai expliqué ce que j'avais débroussaillé avec les autres, et au fur et à mesure de mon exposé, ils évoquaient les risques qui leur venaient à l'esprit.

Eh bien, nous avons mis le doigt sur le risque le plus important de tous, le fait que, dans l'environnement urbain de XXX, avec les revêtements, les usures de l'asphalte, les débris et les dépôts de la circulation urbaine, une pluie rende la route-piste si glissante que notre pneu manquerait de grip, que la voiture dérape dans la foule et fasse un massacre. Risque d'occurrence importante et d'impact catastrophique !

Heureusement que nous avons fait cette analyse de risques ! A partir de ce risque-là, nous avons repris tout notre travail, nous avons redéfini les procédés et les étapes, les validations et nous projet a été entièrement revu, et finalement s'est bien passé, ce fut un succès.

C'est un cas d'école ! Il faudrait que chaque chef de projet fasse l'analyse des risques au plus tôt dans son projet.

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24 février 2014

Un arbre des causes.

L'infirmier Gérard en a gros sur la patate. Son responsable lui reproche une mauvaise manip informatique qui a contribué à prolonger la souffrance d'un malade de plusieurs heures. Je lui propose de faire ensemble un arbre des causes. En voici la relecture :

Ce que faisons :

Je recherche dans ma mémoire ce que m'avait dit Pierre-Guy Duny à propos des trois questions de l'arbre des causes et je trouve la ressource documentée sur internet, Méthode de l'Arbre des Causes.

Sous la dictée de Gérard, j'écris la frise chronologique des événements à rebours, c'est à dire en prenant pour point de départ la prise en charge réussie du malade et en remontant le temps : que s'est-il passé, combien de temps ça a pris, à quelle heure, en quoi c'est important.

Puis, ouvrant un autre document, nous cherchons à exprimer la panne et nous inscrivons "Le retard de 34 heures de prise en charge du malade". De là nous dérivons des causes en nous posant à chaque fois les questions :

  1. qu'a-t-il fallu pour produire l'événement en question ?
  2. est-ce nécessaire ?
  3. est-ce suffisant ?

Et nous trouvons 11 lignes causales de la panne en question, quasi indépendantes les unes des autres, dont deux qui ont Gérard comme protagoniste et qui expliquent 7 heures du retard de 34 heures.

Nous aurons travaillé ensemble trois heures pleines.

Ce que ça nous fait

Ouah, nous ne pensions pas que le système de prise en charge, qui paraissait tellement sous contrôle, était aussi complexe--une propriété d'un système complexe est que, lorsque vous entrez une donnée (un input) dans ledit système, vous ne savez pas vraiment quel résultat (quel output) vous obtiendrez.

Nous nous rendons compte combien l'anamnèse précise est importante, irremplaçable.

Je suis abasourdi de la masse des erreurs qui se sont accumulées sur le pauvre malade, c'est la loi de Murphy (if something can go wrong, it will go wrong : si quelque chose peut foirer, ça foirera). Murphy is alive and well! comme disent nos collègues anglophones : Murphy est vivant et se porte bien.

Je me sens plus responsable et même fier de contribuer à ce système. Je me sens sécurisé d'avoir posé l'anamnèse noir sur blanc.

Je me sens moins coupable du retard, sans nier y avoir participé.

Ce que j'en fais :

Je mesure combien il me faut agir en lien avec les autres acteurs du système pour déjouer ses pièges et fiabiliser son output.

Je réalise que tout malade est à sauver de la loi de Murphy et que ça me revient en partie.

Je reprends contact avec mon responsable pour lui indiquer que je reste à son entière disposition pour toute suite à donner à l'incident, s'il y en a.

Je me prépare à faire cette anamnèse en groupe, avec les acteurs impliqués. Le souhaiteront-ils ?

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