12 septembre 2017

Introduction au management de projet à des élèves-ingénieurs 5° année

PROBLEMATIQUE

La relation au client n'est pas le fort de nos étudiants d'aujourd'hui... Ils semblent perdus devant un sponsor

La thèse que je compte développer : le sponsor-client est plus proche de nous que nous le pensons, à nous de le comprendre pour mieux le satisfaire.

Le fil rouge pour l'échange avec les étudiants : préparer la première rencontre avec le sponsor/commanditaire du projet (qui n'est qu'une initiative, au moment où nous parlons).

INTRODUCTION

Je demande des volontaires pour monter une pièce vocale à quatre voix mixtes devant l'amphi ce matin-même. L'objectif étant de se donner l'occasion de réfléchir à chaud sur cette problématique typiquement projet : comment réaliser de A à Z une tâche pas évidente avec des personnes qu'on n'a pas choisies ?

  • estimations du temps nécessaire ? Attention à la loi de Parkinson : "tout opérateur prend l'intégralité du temps qu'on lui donne".
  • engagement : nécessité d'un buffer = un coussin de temps.
  • pas de leader du groupe a priori : comment le groupe s'organise-t-il ?
  • absence d'experts, chacun réalise la tâche pour la première fois : comment gérer ?
  • quand est-ce que c'est fini ? qui dit que c'est fini ?
  • quid du résultat, finalement ?

Au final, quatre étudiants partent répéter pendant 20 mn et 5 mn de buffer. Puis ils reviennent chanter sous les applaudissements de tout l'amphi (120 personnes quand même). Ils ont du cran !

FACTEURS DE SUCCES D'UNE ENTREPRISE

Colle initiale : à votre avis, qu'est-ce qui a le plus d'influence sur le succès d'une entreprise ? Est-ce son environnement socio-économique, sont-ce ses processus de travail, ou encore ses experts ?

Dépouillement des 62 réponses des étudiants : Processus > Environnement > Experts

Pour ma part, ce serait plutôt : Environnement > Processus > Experts, comme si :

  1. Dans un environnement favorable, n'importe qui peut réussir, même en s'y prenant comme un manche. J'ai vu des piquets de bois prendre racine et se couvrir de feuilles dans le coin des Tropiques où je les avais plantés... à l'envers !
  2. Lorsque l'environnement se durcit, n'importe qui peut réussir moyennant de se doter de bons processus : réfléchir avant d'agir, etc. Les collaborateurs apprennent et ils réussissent. Ce ne sont pas encore des experts.
  3. C'est lorsque l'environnement est délétère, lorsque les processus sont arrivés au bout de ce qu'ils peuvent produire, que le recours aux experts fait la différence. Lesquels experts devraient proposer d'affûter les processus afin que les progrès nécessaires soient réalisés non par une poignée d'happy few mais par le plus grand nombre.

PREFERENCES COGNITIVES

Question VAKOG : êtes-vous Visuel, Auditif, Kinesthésique, Olfactif ou Gustatif (manque Tactile, certes).

  • Forte prévalence du Visuel dans l'amphi : 60 étudiants ont levé la main
    ****************************************
  • Kinesthésique arrive en second : 25 étudiants se sont reconnus
    *************
  • Auditif arrive bon dernier : 9 étudiants seulement
    *****
  • Olfactif et Gustatif non mesurés

PROJETS ET SPONSORS : QUELQUES REFLEXIONS

La notion de Projet. La notion de Business Initiative.

  • Atteindre un objectif business versus lancer un projet.

Question : qu’est-ce qui fait qu’un projet dérange ? Qui dérange-t-il ?

  • Un projet augmente l’incertitude de beaucoup de gens.
  • La notion d’Incertitude.
  • Notre job de chefs de projets consiste à réduire l'incertitude de chacun des acteurs. Une incertitude probablement différente pour chacun.

Question : c’est quoi, un sponsor ? Pourquoi en avons-nous besoin ?

Faut-il en faire plus qu’attendu pour son client ?

Bouquet final : Notre client sait-il ce qu’il veut ?

  • Pourquoi donne-t-il l’impression de le savoir (alors qu’il ne sait pas, clairement) ?
    Parce qu'il craint de perdre la face s'il avoue qu'il ne maîtrise pas la situation, alors même que le poste qu'il occupe suppose qu'il a la situation en main.
  • Que devons-nous lui soutirer comme information ?
    Oui, nous pouvons implémenter la solution que vous nous soumettez. En même temps, pourquoi cette solution ? (ou, plus souple : en implémentant cette solution, que voulez-vous changer ?)

CONCLUSION

Qu’est-ce que nous devrions faire lors de notre première rencontre avec notre client ?

  • Un Retour d’Expérience : ce que vous réussissez, ce que vous galérez à réaliser ; vos façons de faire à améliorer selon vous, celles dont vous êtes fier / fière.


29 juin 2017

Vendre le change management à ses clients en poisson-pilote d'une prestation "solution" ?

Vendre le change management. Une clé en est que nous, change managers, rencontrions le sponsor. Or, des personnes ont déjà accès au sponsor, soit qu'elles l'aient comme client, soit qu'elles l'aient comme prospect. Peuvent-elles nous introduire au sponsor de leur projet ? Peuvent-elles faire une place au change management (CM) dans leur offre (ce qui revient à faire une offre CM "poisson-pilote") ?

Tentons d'analyser les résistances au change management du point de vue des éditeurs de solutions et des project managers, qui pourraient théoriquement nous mettre en relation avec le sponsor.

Séquence Objections

Pourquoi les éditeurs de solution (PLM, autres solutions IT, formateurs en PM, ...) ne seraient pas intéressés par promouvoir le CM auprès de leur client ?

  • parce qu'ils pensent que c'est une complication de plus, une condition du succès qui leur échappe, une problématique qu'ils ne maîtrisent pas et ils ont peur que ça fasse peur à leur client ;
  • parce que leur discours est "notre présente version est bien mieux que la précédente dont les bugs et les insuffisances sont la cause de sa non-utilisation par les utilisateurs" ;
  • parce que jamais ils ne se posent la question de savoir combien d'utilisateurs utilisent vraiment la version actuelle de l'application de peur de montrer qu'ils ne s'en servent effectivement pas (ce qui montrerait que leur produit ne fait pas de différence, finalement) ;
  • etc.

Pourquoi les Project Managers ne seraient pas intéressés à promouvoir le Change Management auprès de leur sponsor ?

  • Parce que nous sommes en compétition pour le temps du sponsor (qui est débordé) ;
  • parce que nous sommes en compétition pour le budget du projet (le CM réclame 10% du budget, or le projet a déjà scrappé les 5% de budget formation qu'il avait initialement prévu, afin de rattraper les surcoûts) ;
  • parce que le Project Managers est félicité lorsqu'il/elle livre dans le triangle d'or good-fast-cheap et jamais réinvité à examiner ce que les utilisateurs ont fait de son produit 6 mois après la livraison.
  • etc.

Peut-être les Directeurs de programmes, eux, sont intéressés à promouvoir le CM, parce que l'adoption du produit X d'un projet conditionne le lancement d'un projet Y.

En effet, le propre du change management, c'est de faire que beaucoup de personnes adoptent vite et efficacement le changement afin que la business unit atteigne l'objectif business assigné.

Proposition d'action

Pourquoi ne pas nous adresser aux Project Managers des PMI chapters ? En effet, 

  • nos efforts de toucher les clients par le truchement des boîtes de formation au Project Management (PM) restent vains,
  • nos efforts d'intéresser les prestataires intégrateurs de solutions informatiques restent vains, alors qu'ils livrent des applications-clés pour l'utilisateur et l'entreprise (en tous cas, c'est vendu comme tel),
  • nous n'avons pas d'accès direct aux sponsors à qui vendre nos solutions Change Management (CM).
  • les PMers sont dans la place et les sponsors siègent (théoriquement) à leurs comités de pilotage projet

Le livrable pourrait être : les diapos et les éléments de langage pour une présentation CM aux PM des chapters PMI de Belgique, de France et de Navarre.

Notre objectif serait de trouver ensemble comment faire grimper l'Awareness et le Desire des Project Managers sur le CM

  • de sorte que les Project Managers se disent : il faut que j'aide mon camarade Nexum à entrer en contact avec le sponsor.

A quoi je verrais que c'est un succès ? à ce que les Project Managers nous ouvrent la porte des business owners = sponsors naturels des actions de change management liées aux projets.

La cible idéale, selon moi : un Directeur Général fraichement en poste et souhaitant montrer qu'il fait une différence.

  • Pas forcément de projet lancé par lui à l'instant "t" (par ex. un déménagement, un changement de processus X ou Y, etc.).
  • En tous cas : il/elle a du pouvoir, des ressources et un intérêt personnel au succès de l'opération. 

... à suivre...

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19 février 2017

Etudiez un Elevator Pitch et amenez un sponsor à s'intéresser à l'initiative et à commanditer le projet

 

 

L’elevator pitch est un discours de deux minutes que vous servez au sponsor lorsque vous le/la rencontrez, même si c'est dans l'ascenseur.

Le sponsor pourrait se saisir de votre elevator pitch pour le relayer au Comité de Direction, afin de convaincre ses pairs que votre initiative doit devenir projet ici et maintenant.

Comme proposé par Isabelle Genest ci-dessous, c'est un outil puissant, en six paragraphes :

  1. Le problème (racontez une histoire, notre cerveau adore ça)
  2. La solution actuelle
  3. Votre solution.
  4. Le bénéfice client
  5. Votre différence
  6. L’action que vous proposez au sponsor

Nous ne sommes pas les seuls à demander audience au sponsor. Par définition, ce rôle est extrêmement sollicité. De ce fait, préparer la rencontre nous revient totalement. Un elevator pitch est juste ce qu'il faut pour convaincre le sponsor : devenez notre commanditaire, faites percer l'initiative, commanditez-en le projet.

Pour aller plus loin

L'article sur l'elevator pitch dans le nouveau site http://projet-initiative101.com.

Définition du sponsor

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30 septembre 2013

L'initiative commence par le commanditaire dit encore sponsor

Un café à Montparnasse, où je rencontre deux consultants du cabinet APTE. "Si je comprends bien, me dit l'un d'eux, ce par quoi commencer, c'est : aller voir le big boss pour contrôler la validité du but du projet/changement/initiative, le mettre devant sa responsabilité de reformuler le but et le persuader de vous mettre en main le pouvoir de réaliser le projet/changement/initiative ?" Oui, c'est bien ça.

Lundi prochain, je plonge dans une initiative qui a débuté sans moi. Quel juste nécessaire peut me satisfaire à la fin de l'entretien, une fois rentré à la maison - je ne veux pas me dire : flûte, j'aurais dû poser cette question, cette autre-là, etc.

En fait, à la fin de l'entretien, j'aimerais comprendre les éléments suivants comme le commanditaire les comprend, si cette personne existe à cette heure, ou comme le commanditaire les exprimera aux parties prenantes de l'initiative, le temps venu, lorsque cette personne aura fait le choix de cette initiative parmi d'autres :

Diapositive07

Et enfin, dernière question et non la moindre : qui veut la réussite de cette initiative au point d'y risquer sa tête ? le "qui" en question étant doté de pouvoir et de ressources, of course.

Dans ce cas précis, l'initiative a démarré. Quelqu'un doté de pouvoir dédie des ressources à réussir une initiative à laquelle il/elle est intéressé(e) personnellement. Son nom est le sponsor ou, mieux, le commanditaire.  A moi de débusquer cette personne. De découvrir à quoi elle verra que l'initiative est une réussite.

Je dis ça parce que, si je trouve cette personne, j'ai une idée de ce que sera le projet.

Si je ne la trouve pas d'emblée, peut-être cette personne ignore ce qu'elle représente pour l'initiative - je la recherche et tâche de lui vendre l'initiative, de lui inculquer son rôle.

Si malgré mes efforts cette personne reste introuvable, je crains fort qu'il n'y ait pas d'initiative à mener. Fuyons.

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