12 septembre 2017

Introduction au management de projet à des élèves-ingénieurs 5° année

PROBLEMATIQUE

La relation au client n'est pas le fort de nos étudiants d'aujourd'hui... Ils semblent perdus devant un sponsor

La thèse que je compte développer : le sponsor-client est plus proche de nous que nous le pensons, à nous de le comprendre pour mieux le satisfaire.

Le fil rouge pour l'échange avec les étudiants : préparer la première rencontre avec le sponsor/commanditaire du projet (qui n'est qu'une initiative, au moment où nous parlons).

INTRODUCTION

Je demande des volontaires pour monter une pièce vocale à quatre voix mixtes devant l'amphi ce matin-même. L'objectif étant de se donner l'occasion de réfléchir à chaud sur cette problématique typiquement projet : comment réaliser de A à Z une tâche pas évidente avec des personnes qu'on n'a pas choisies ?

  • estimations du temps nécessaire ? Attention à la loi de Parkinson : "tout opérateur prend l'intégralité du temps qu'on lui donne".
  • engagement : nécessité d'un buffer = un coussin de temps.
  • pas de leader du groupe a priori : comment le groupe s'organise-t-il ?
  • absence d'experts, chacun réalise la tâche pour la première fois : comment gérer ?
  • quand est-ce que c'est fini ? qui dit que c'est fini ?
  • quid du résultat, finalement ?

Au final, quatre étudiants partent répéter pendant 20 mn et 5 mn de buffer. Puis ils reviennent chanter sous les applaudissements de tout l'amphi (120 personnes quand même). Ils ont du cran !

FACTEURS DE SUCCES D'UNE ENTREPRISE

Colle initiale : à votre avis, qu'est-ce qui a le plus d'influence sur le succès d'une entreprise ? Est-ce son environnement socio-économique, sont-ce ses processus de travail, ou encore ses experts ?

Dépouillement des 62 réponses des étudiants : Processus > Environnement > Experts

Pour ma part, ce serait plutôt : Environnement > Processus > Experts, comme si :

  1. Dans un environnement favorable, n'importe qui peut réussir, même en s'y prenant comme un manche. J'ai vu des piquets de bois prendre racine et se couvrir de feuilles dans le coin des Tropiques où je les avais plantés... à l'envers !
  2. Lorsque l'environnement se durcit, n'importe qui peut réussir moyennant de se doter de bons processus : réfléchir avant d'agir, etc. Les collaborateurs apprennent et ils réussissent. Ce ne sont pas encore des experts.
  3. C'est lorsque l'environnement est délétère, lorsque les processus sont arrivés au bout de ce qu'ils peuvent produire, que le recours aux experts fait la différence. Lesquels experts devraient proposer d'affûter les processus afin que les progrès nécessaires soient réalisés non par une poignée d'happy few mais par le plus grand nombre.

PREFERENCES COGNITIVES

Question VAKOG : êtes-vous Visuel, Auditif, Kinesthésique, Olfactif ou Gustatif (manque Tactile, certes).

  • Forte prévalence du Visuel dans l'amphi : 60 étudiants ont levé la main
    ****************************************
  • Kinesthésique arrive en second : 25 étudiants se sont reconnus
    *************
  • Auditif arrive bon dernier : 9 étudiants seulement
    *****
  • Olfactif et Gustatif non mesurés

PROJETS ET SPONSORS : QUELQUES REFLEXIONS

La notion de Projet. La notion de Business Initiative.

  • Atteindre un objectif business versus lancer un projet.

Question : qu’est-ce qui fait qu’un projet dérange ? Qui dérange-t-il ?

  • Un projet augmente l’incertitude de beaucoup de gens.
  • La notion d’Incertitude.
  • Notre job de chefs de projets consiste à réduire l'incertitude de chacun des acteurs. Une incertitude probablement différente pour chacun.

Question : c’est quoi, un sponsor ? Pourquoi en avons-nous besoin ?

Faut-il en faire plus qu’attendu pour son client ?

Bouquet final : Notre client sait-il ce qu’il veut ?

  • Pourquoi donne-t-il l’impression de le savoir (alors qu’il ne sait pas, clairement) ?
    Parce qu'il craint de perdre la face s'il avoue qu'il ne maîtrise pas la situation, alors même que le poste qu'il occupe suppose qu'il a la situation en main.
  • Que devons-nous lui soutirer comme information ?
    Oui, nous pouvons implémenter la solution que vous nous soumettez. En même temps, pourquoi cette solution ? (ou, plus souple : en implémentant cette solution, que voulez-vous changer ?)

CONCLUSION

Qu’est-ce que nous devrions faire lors de notre première rencontre avec notre client ?

  • Un Retour d’Expérience : ce que vous réussissez, ce que vous galérez à réaliser ; vos façons de faire à améliorer selon vous, celles dont vous êtes fier / fière.


06 février 2016

Comment une maquette m'a redonné espoir.

J’étais un peu désespéré au début. Je n’ai pas tout vu. Un peu comme si je rentrais dans une forêt et que je m'y égarais : où sont les clairières ? Cette clairière où je m’étais retrouvé, comment y retourner ? J’avais cru comprendre que c’était derrière tel arbre, mais non, ce n’est pas tel arbre ! J’avais cru que c’était ça, mais non, ce n’était pas ça. Je commençais à désespérer vu l’ampleur de mon ignorance, vu l’ampleur de mon travail à combler mon ignorance pour devenir assez compétent et créer des formations.

Je suis toujours surpris qu’on demande à un vulgum pecus qui est depuis 20 jours sur le projet, de créer des formations sur la base des connaissances accumulées, compilées et organisées par des dizaines de consultants qui travaillent depuis 10.000 jours sur la question ; ça me dépasse. Bref, fermons la parenthèse.

Du coup, me voilà très embêté dans cette forêt. Je me dis, oulah ! je suis incertain de ma capacité à faire, si jamais je livre quelque chose qui me convient à mon avis et qui ne convient pas à leur avis, je n’aurais que ma fierté dans laquelle me draper, je pourrai leur dire : Vous n’avez rien compris, je suis un bon consultant qui a fait ce qui est bon pour vous, les uns et les autres disent que c’est bon pour vous, prenez tous les bouquins machins et si vous n’êtes pas convaincus, c'est que vous êtes mauvais ; vos gueules, je m’en vais, vous êtes indignes de moi.

Du coup, me suis-je dit, comment est-ce que je pourrais me rassurer en leur présentant quelque chose qui les satisfasse à la fin ? Eh bien, en leur présentant le plus tôt possible quelque chose qui ressemble à ce qu’ils auront à la fin.

Et puis, me suis-je encore dit, on me ressasse qu’ils sont surbookés, qu’ils ne sont pas disponibles pour répondre à mes questions, Xave fait un tir de barrage pas possible, je n’arrive pas à accéder à ces gens-là, ce qui est très différent de la façon dont normalement je procède. Et donc, je n’ai pas l’autorisation de leur prendre du temps pour qu’ils m’expliquent, je suis sensé tout découvrir sur les livres ou plus exactement sur ce qu’ils ont écrit, et pour moi, comme je l’ai dit à Xave, c’est comme si elle me disait de réaliser une formation à la langue basque en ayant d’un côté un dictionnaire basque-français et de l’autre une grammaire basque.

Comment est-ce que je pourrais amener ces gens surbookés à contribuer, bien qu’ils soient surbookés ? Comment est-ce que je pourrais faire pour sortir de cette forêt avec un plan, ou plus exactement pour créer un plan de cette forêt ? Peut-être que je pourrais cartographier un bout de cette forêt ? Cartographier un bout restreint mais cartographié profondément, de sorte que là-dessus je pourrais trouver des motifs répétitifs, des éléments qui vont me simplifier la compréhension de cette forêt, des chemins, etc. ? 

Et me rappelant que je travaille dans le milieu automobile, je me suis dit : proposons une maquette, puisque c’est comme ça qu’ils font quand ils travaillent sur un nouveau véhicule. Et du coup, ça a été accepté. Et ça a fonctionné. Et, là où je ne pouvais obtenir une journée, j’ai réussi à collaborer avec eux une heure, je les ai amené à spécifier ce qu’ils voulaient pour la maquette. Je leur ai dit : Ce que vous spécifiez pour la maquette, ce sont en fait les spécifications pour le produit final et j'en prendrai une partie seulement pour la maquette.

Ca collait avec ce à quoi je m’étais engagé : produire quelque chose sans que ce soit de grande tenue, j’allais dire, sans que ce soit de grande qualité, mais non, la qualité c’est juste la conformité aux attentes. Donc il suffisait que je les amène à attendre quelque chose du grade d'une maquette et que je livre la maquette, et la qualité de la maquette serait à 100%, c'est à dire 100% conforme au grade annoncé.

Ils se sont mis à contribuer, je leur ai livré la maquette, avec l’aide de personnes complètement surbookées mais qui me voyant dans cet état se sont crues obligées de m’aider. Donc, j’ai créé un besoin et ça a fonctionné, et ça a même dépassé mes attentes, ils étaient contents du résultat, ils étaient rassurés et moi aussi, et puis je ne m’attendais pas à ça mais ce que j’ai produit va être utile à d’autres maquettes. Par exemple, j’ai produit un module PauvrePoint et il est question d’en faire du e-learning, ça va être partiellement réutilisé pour faire une maquette de formation à distance. Et sur la base de cette maquette, j’ai atteint un autre objectif important pour moi : apprendre la façon dont je peux travailler et estimer le temps que ça va me prendre. Le faire sur une maquette m’a permis de voir avec qui, avec quoi, avec quelle méthode je dois travailler pour produire quelque chose qui vaille le coup.

Donc, je suis très content. Je me fais la réflexion qu'une fois encore, lorsque dans un projet je me demande si la décision que j’envisage est bonne ou si ça vaut le coup de réfléchir plus avant à une opportunité, je me demande : à combien d’objectifs cette décision permet-elle de répondre ? Si elle ne répond qu’à un objectif, je me dis, bof, il y a certainement mieux à faire. Si elle répond à deux objectifs, je me dis, bon, ce n’est pas bien excitant, il y a mieux à faire. Si elle répond à trois objectifs, là je me dis, ça commence à être intéressant, quatre objectifs il faut le faire, cinq objectifs il n’y a rien de mieux à faire que ça.

Et j’avoue que je suis très heureux de cette approche de la maquette : plusieurs objectifs atteints ? On y va !

22 janvier 2016

Qu'est-ce qui m'importe ? Que ce soit beau ou que ce soit utilisé ?

Je peux me tromper, mais j'ai l'impression que, selon les personnes et les situations, voire selon les moments de la vie pour une personne donnée, nous donnons des réponses sensiblement différentes à cette question : Qui dit que c'est OK ? Est-ce que c'est moi qui dis que c'est bon, ou mon client, et qui chez mon client ? Celui qui paie ? Celui qui utilise ? Celui qui s'est engagé en tant que manageur ?

Par exemple, sur mon plateau projet, Xave me semble préoccupée par le fait d'être jugée comme pertinente, que ses questions soient jugées comme pertinentes, que son travail soit vu comme pertinent, que ses réflexions, que sa méthode soient reconnues comme pertinentes. Avec dix ans de plus qu'elle, je me rends compte que ce qui m'importe, c'est que mon travail soit utilisé.

Je ne voyais pas les choses comme ça au début, et aujourd'hui, si le client me paie cher, très cher, et que je livre quelque chose comme un ou deux diapos, quelques fonctionnalités, une Logan par exemple, et que le client l'utilise, je suis content. Alors, peut-être que j'aurais été plus content de moi, plus fier de moi de livrer une Rolls. Peut-être que j'aurais trouvé plus convenable, compte tenu de l'investissement du client, de lui livrer une Rolls plutôt qu'une Logan, et en même temps, là, le client découvre que c'est une Logan qu'il souhaitait ; il découvre qu'il l'utilise pour aller où il veut, librement : pour aller au supermarché, pour rouler sur les chemins de traverses, plutôt que de ne pas sortir sa Rolls de peur qu'elle soit abîmée sur le parking du supermarché ou par les branches basses dans les chemins forestiers.

Je me rends compte que je me suis décentré de mes propres jugements de valeur, débarrassé, en quelque sorte, de l'autosatisfaction. Du coup, je me sens mieux au travail. 

Le vrai génie, c'est de durer. Goethe.

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14 novembre 2013

Projet 2. Qualité et Grade. Comment produisons-nous ce que nous sommes en train de produire (how good, fast and cheap) ?

Voir la discussion qualité / grade sur le nouveau site projet-initiative101.com.

Voir "Comment réussir une initiative" sur le nouveau site projet-initiative101.com.