09 avril 2017

Initiative = introduire du management de projet dans un fonctionnement d'entreprise. Exemple de prestation.

COMPREHENSION

J'ai compris que l'initiative du Directeur Général consiste à introduire du project management pour contribuer à sortir son entreprise de la passe business difficile dans laquelle elle se trouve.

S'il en est ainsi, le management de projet semble a priori une bonne idée. En même temps, pas tout le project management (le Kerzner actuel fait 1296 pages...). Quoi implémenter de ce vaste sujet ? Quels quick-wins viser ? Où s'arrêter ?

De plus, en soi le management de projet n'opère rien. L'expérience a montré que c'est le tryptique Sponsorship - Project Management - Change Management qui fonctionne. D'où l'importance de nous coordonner entre prestataires, project managers et change managers. Et d'impliquer le sponsor dans cette prestation : nous lui proposerons une road-map personnelle.

Donc, quoi implémenter du management de projet, et comment procéder pour y faire adhérer rapidement efficacement tous les protagonistes ?

PREPARATION (en trois rencontres avec le client)

1. Rencontre initiale du sponsor. Voici les questions que je souhaite poser, en six sous-ensembles :

  • Comment décririez-vous le changement que vous êtes en train d'implémenter dans votre entreprise ?
  • Quels sont les éléments business, clients, compétiteurs qui créent le besoin de changer ? Quel est votre degré de conscience du besoin de changer ? Comment évaluez-vous le degré de conscience qu'en a chaque participant, aujourd'hui ? (bas=1, haut=5)
  • Quels sont les facteurs positifs ou négatifs de ce changement qui ont un impact sur votre désir de changer ? qui influent sur celui des participants ? Considérant ces facteurs de motivation, comment estimez-vous votre désir de changer ? Comment évaluez-vous le désir de changer de chacun des participants ? (bas=1, haut=5)
  • Quels sont, à votre avis, les compétences et les savoirs nécessaires pour réussir ce changement ? A quelle place positionnez-vous le Project Management ? Comment estimez-vous votre niveau de connaissance du changement, votre niveau de compétence et de savoir ? A quel niveau évaluez-vous la connaissance, les compétences, les savoirs de chaque participant ? (bas=1, haut=5)
  • Considérant les compétences et les savoirs requis pour réussir ce changement, comment estimez-vous votre niveau de maîtrise ? Comment évaluez-vous le niveau de maîtrise de chaque participant ? (bas=1, haut=5)
  • Quelles mesures viennent renforcer le changement, quels avantages personnels le feront durer en ce qui vous concerne ? en ce qui concerne les participants ? En quoi ces mesures et ces avantages sont-ils adéquats pour faire durer le changement, quant à vous ? quant aux participants ? (bas=1, haut=5)

Ce questionnaire, que j'ai reçu de la société Prosci (réf. HIATT J.M., CREASE T.J., Change Management, The people side of change, 2012, Prosci Inc.), permet de déterminer où mettre l'effort pour commencer. S'agit-il d'abord :

  • de convaincre les participants du besoin de changer et d'adhérer au management de projet, ou bien
  • de clarifier avec eux ce qu'ils doivent changer à leurs façons de faire, ou bien
  • de former ces participants à une partie du management de projet ou d'autre chose, ou bien
  • de coacher les participants sur leur lieu de travail dans la bonne application de ce qu'ils savent, ou bien
  • de renforcer les participants sur ce qu'ils font bien, efficacement et vite ?

Une fois la première étape réalisée, quelle autre étape lancer dans l'ordre descendant pour réussir ce changement et en cueillir les fruits business ?

2. Rencontre de 2-5 participants en amont pour discerner où les rejoindre, d'où nous partons, jusqu'où aller dans le temps de l'animation et quel projet choisir comme support.

3. Rencontre de validation du sponsor et clarification de sa road-map en amont, au cours et en aval de l'animation elle-même.

ANIMATION (en 5 étapes)

Pour intéresser les participants executives, je préconise une animation courte, ludique et appliquée à un de leurs projets.

Voici l'aperçu de ce que je suggère, en 5 étapes, à adapter en fonction du résultat de la préparation.

Etape 1 (sens projet : il y a un pilote dans l'avion) : Ouverture par le sponsor : rappel du pourquoi nous sommes ici, à quoi nous verrons que nous avons réussi aujourd'hui

Etape 2 (sens projet : creuser les fondations d'une équipe) : Chacun son tour : ce que vous faites, ce qui est difficile, avec qui vous travaillez.

Etape 3 (sens projet : chacun est conscient de faiblesses et des atouts des autres, aussi nous pouvons travailler ensemble désormais) : Retour d'expérience : nos résultats (ceux dont nous sommes fiers, ceux que nous devrions améliorer) et nos manières de faire (celles dont nous sommes fiers et celles que nous devrions améliorer)

Etape 4 (sens projet : prendre du recul sur notre projet et apprendre en faisant) : faire ensemble, sur un projet que nous connaissons, le one-page project manager (OPPM®), à l'aide de post-it, etc.

Le one-page project manager comprend :

  • la charte du projet : qui, quoi, quand, budget
  • les objectifs
  • les parties prenantes
  • les livrables et les activités
  • l'affectation des responsabilités
  • la performance d'équipe
  • le point sur la consommation du budget
  • les risques

Pour ce faire, j'utilise feutres, post-it, paper-board et patafix blanche.

Etape finale (sens projet : bravo, merci, continuons sans rien lâcher) : avec le sponsor (à nouveau présent) : présentation du résultat de l'équipe + feedback libre + évaluation de ce que nous avons réussi aujourd'hui + prochaine étape.

NOTA BENE

Livrable initial tangible : un déroulé d'animation + un template de one-page-project-manager imprimé en A3, N&B, par personne.

Livrable final tangible : un one-page-project-manager complété par l'équipe pour un projet en cours.

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09 avril 2015

CR ateliers du 31/10, 6-7/11/2014, 12/1/2015, 9-13/3/2015, 8/4/2015

Vendredi 31 octobre 2014

Tour de table introductif

L'acteur dans le cadre d'une entreprise (chapitre 1 de l'opuscule "Quels biscuits avez-vous en poche ?")

L'entretien de découverte (chapitre 1) : expérimentation et discussion

Jeudi 6 novembre 2014

L'outil Mindmap

La décomposition structurée du travail

Les estimations : recours à des projets antérieurs similaires, l'estimation à trois points (optimiste, plus probable, pessimiste)

Le retour d'expérience : expérimentation et discussion

Vendredi 7 novembre 2014

Révisions,

Les parties-prenantes, dont le commanditaire

Les objectifs couverts par l'initiative

L'analyse des parties-prenantes

A réaliser au cours de la période en entreprise

  1. Entretiens de découverte (Cf. chapitre 1) avec 3-7 personnes de votre service incluant le superviseur, mais en commençant par les opérateurs
  2. Retour d'expérience (Cf. chapitre 2) avec les mêmes, ensemble ou séparément
  3. Validation du retour d'expérience avec votre superviseur
  4. Analyse des parties prenantes (Cf. chapitres 3 et 4)
  5. Clarification des objectifs de votre service et validation avec votre superviseur (Cf. chapitre 3)
  6. Documentation d'une ou plusieurs initiative(s) possibles
  7. Choix de l'initiative que vous prendrez plus particulièrement à coeur au cours de votre alternance, choix en toute complicité avec votre superviseur

Lundi 12 janvier 2015

Révisions,

Retours d'expériences par groupes de 4 personnes. Ont été évoquées en particulier : l'intérêt de rencontrer des individus, la difficulté d'en rencontrer certains, la question de la sincérité des déclarations.

ADKAR® : présentation des 5 étapes : Je comprends, J'ai envie, Je connais, Je sais faire, Je suis renforcé.

A réaliser au cours de la période en entreprise (suite : certains participants ont tout juste commencé)

  1. Entretiens de découverte (Cf. chapitre 1) avec 3-7 personnes parmi celles qui sont impactées par vos initiatives, incluant le superviseur, mais en commençant par les opérateurs
  2. Retour d'expérience (Cf. chapitre 2) avec les mêmes, ensemble ou séparément
  3. Validation du retour d'expérience avec votre superviseur
  4. Analyse des parties prenantes (Cf. chapitres 3 et 4)
  5. Clarification des objectifs de votre service et validation avec votre superviseur (Cf. chapitre 3)
  6. Documentation d'une ou plusieurs initiative(s) possibles sous la forme de l'outil "Initiative-GROW-ADKAR..." disponible dans :
  7. Choix de l'initiative que vous prendrez plus particulièrement à coeur au cours de votre alternance, choix en toute complicité avec votre superviseur

Reste à faire au cours des ateliers à venir

Les outils ADKAR®

Les outils annexes utiles : relecture, etc.

One Page Project Manager

Examen premier semestre

Liste à trous pour 10 points + rédaction dirigée pour 10 points.

 

Lundi 9 & Vendredi 13 mars 2015

Retour d'expérience sur la période de stage réalisé.

Découverte et utilisation du OPPM tiré en A3 (vendredi, les présents expliquent aux absents de lundi).

Découverte et pratique de la relecture (annexe 3) et de la communication non-violente (annexe 4) par sous-groupes de 4 personnes.

Reste à faire

Déterminer le besoin et le programme éventuel d'une ou deux autres sessions. Due date : Vendredi 13 mars.

Pour le rapport de stage (soutenance fin septembre 2015)

Une fiche de description dûment remplie de l'initiative que vous avez choisie comme fil rouge de votre apprentissage en entreprise.

Un OPPM (manuscrit, tapuscrit) sur l'initiative en question.

 

Mercredi 8 avril 2015

 

ADKAR® : révision des 5 étapes : Je comprends, J'ai envie, Je connais, Je sais faire, Je suis renforcé.

 

Pour l'examen, quatre sujets possibles

 

ADKAR (question de cours)

QCM ou liste à trous (question de cours)

OPPM (documenter l'OPPM de votre initiative)

Vos 10 premiers jours comme responsable de formation en charge d'un projet

 

 

05 mai 2014

Compte-rendu de notre atelier du 5 mai 2014

Manon,

Pouvez-vous SVP réviser le présent compte-rendu avec Orantis et, s'il vous agrée, le communiquer à vos camarades ?

Les pages ci-dessous font référence au polycopié distribué "Quels biscuits avez-vous en poche ?", première impression.

Ce que nous avons fait lors de cette rencontre (lundi 5 mai, 9h00-12h00) :

Tour de table fleurs et valises

Exercice en sous-groupes sur la relecture, annexe 2 p. 51

Exercice en sous-groupes sur la communication non violente, annexe 3 p. 53

Explication de la feuille Excel One Page Project Manager, annexe 7 p. 61

Retour d’expérience des ateliers de management de projet

Distribution de l’opuscule dernière version : Quels Biscuits Avez-Vous En Poche ?

Explication de l’évaluation des ateliers :

  1. Un retour d’expérience écrit sur ce qu’a changé ce que nous avons vus du management de projet dans votre travail en entreprise.
  2. Ou bien, la page OPPM de votre initiative/mission actuelle en entreprise.

A réaliser au cours de la période en entreprise :

Continuer à rencontrer les parties prenantes--celles dont les personnes rencontrées ont parlé.

Valider auprès du commanditaire qu'il/elle est conscient de son rôle, livrable = tableau p. 16.

Valider auprès de lui/d'elle l'état des lieux que nous avons relevé, livrable = tableau pp. 12-13.

Valider auprès de lui/d'elle les objectifs de l'unité business et comment notre mission/travail/initiative y contribue, livrable = tableau p. 17.

Compléter et valider le tableau des parties prenantes, livrable = tableau pp. 20-21.

Pratiquer le One Page Project Manager, référencé page 61.

Rappel : le tableau des parties prenantes est un document confidentiel entre vous et le commanditaire, c'est préférable.

VOTRE RETOUR D’EXPERIENCE :

CE QUI ÉTAIT OK

Les exercices en groupe,

Cours interactif, relation d’égal à égal,

Le support de cours est bon (« Quels Biscuits Avez-Vous En Poche ? »),

Bons outils de gestion d’équipe,

Fleurs et Valises ont amélioré la communication dans le groupe, a créé une relation plus intime,

La sympathie de l’animateur et sa bonne humeur.

CE QUI MÉRITERAIT AMÉLIORATION

Le cours Management de projet arrive tard dans l’année universitaire (évocation de la rencontre des collaborateurs, One Page Project Manager, etc.).

Nous voudrions plus de mises en situation en groupe sur des cas concrets (exemple : gestion de conflits), plutôt que des groupes de travail

LES QUESTIONS EN SUSPENS

Nous pourrions construire un projet ensemble, ça ferait l’étude de cas et nous suivrions les étapes de l’opuscule. Exemple : monter une entreprise fictive et créer des jeux de rôles.

Vous avez comme toujours accès au blog en vous repérant grâce à la page "INDEX Booklet mars 2014" :

http://initiative101.canalblog.com/pages/index-booklet-mars-2014--quels-biscuits-avez-vous-en-poche---/29346622.html

Je suis à votre entière disposition pour toute suggestion / correction.

Bon courage pour la fin de votre M2 ! Hauts les coeurs !

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31 mars 2014

Compte rendu de notre atelier du 31 mars 2014

Manon,
Pouvez-vous SVP réviser le présent compte-rendu avec Orantis et, s'il vous agrée, le communiquer à vos camarades ?
Les pages ci-dessous font référence au polycopié distribué "Quels biscuits avez-vous en poche ?", première impression.

Objectif de la rencontre (lundi 31 mars, 9h30-12h30) :

Comprendre notre environnement,
afin de mieux réussir ce que nous réalisons au coeur de cet environnement
avec conscience, empathie et opiniâtreté.

Ce que nous avons fait lors de cette rencontre :

Tour de table "fleur et valise".
Remise en mémoire des sujets abordés la fois dernière.
Retour d'expérience sur les entretiens de découverte.
Focus sur la notion de livrable, de préférence à celle d'activité/tâche.
Discussion en sous-groupe sur l'état des lieux dans notre unité business, pp. 12-13.
Découvrir le commanditaire, les objectifs de l'unité business et comment notre mission/travail/initiative y contribue, pp 15-18.
Découvrir les parties prenantes, pp 19-22.

A réaliser avant la prochaine rencontre (vendredi 11 avril, 9h-12h) :

Identifier le commanditaire, livrable = tableau p. 16.
Faire une liste des objectifs de l'unité business et estimer comment notre mission/travail/initiative y contribue, livrable = tableau p. 17.
Faire une liste des parties prenantes et estimer leurs enjeux, les impacts de et sur elles, les stratégies à adopter et la communication, livrable = tableau pp. 20-21.

A réaliser au cours de la période en entreprise :
---------------------------------------------------
Continuer à rencontrer les parties prenantes--celles dont les personnes rencontrées ont parlé.
Valider auprès du commanditaire qu'il/elle est conscient de son rôle, livrable = tableau p. 16.
Valider auprès de lui/d'elle l'état des lieux que nous avons relevé, livrable = tableau pp. 12-13.
Valider auprès de lui/d'elle les objectifs de l'unité business et comment notre mission/travail/initiative y contribue, livrable = tableau p. 17.
Compléter et valider le tableau des parties prenantes, livrable = tableau pp. 20-21.

Rappel : le tableau des parties prenantes est un document confidentiel entre vous et le commanditaire, c'est préférable.

Rappel : Vous avez accès au blog en vous repérant grâce à la page "INDEX Booklet mars 2014" http://initiative101.canalblog.com/pages/index-booklet-mars-2014--quels-biscuits-avez-vous-en-poche---/29346622.html

Je suis à votre entière disposition pour toute suggestion / correction.

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03 mars 2014

Compte rendu de notre atelier du 3 mars 2014. Première rencontre.

Manon,
Pouvez-vous SVP réviser le présent compte-rendu avec Orantis et, s'il vous agrée, le communiquer à vos camarades ?
Les pages ci-dessous font référence au polycopié distribué "Quels biscuits avez-vous en poche ?", première impression.

Ce que nous avons fait lors de cette rencontre (lundi 3 mars, 9h30-12h30) :

Tour de table
Importance des croyances et un article du credo : Résultat = Méthode x Effort x Acceptabilité
Préférences cognitives : 11 visuels, 4 auditifs et 9 kinesthésiques, léger déséquilibre en défaveur des auditifs.
Discussion sur la sociologie de l'acteur (p. 7)
Réalisation du questionnaire de l'auto-découverte + mise en commun par groupes de 3 personnes (p. 7-9)
Invitation à étendre les entretiens de découverte aux collègues (p. 10), certains ont d'ailleurs commencé leur stage/apprentissage ainsi (félicitations !) Poursuivre les entretiens de découverte bottom-up, c'est-à-dire en remontant du plus proche du terrain vers la hiérarchie.

A réaliser avant la prochaine rencontre (lundi 31 mars, 9h30-12h30) :

Quel est votre crédo ? (pp. 1 sq)
Poursuivre les entretiens de découverte (p.10)
Quel retour d'expérience ? (pp. 11-13)
Qui est votre commanditaire/sponsor ? (pp. 15-18)
Quelle est l'initiative en jeu ? (p. 63)

Vous avez accès au blog en vous repérant grâce à la page "INDEX Booklet mars 2014" :

http://initiative101.canalblog.com/pages/index-booklet-mars-2014--quels-biscuits-avez-vous-en-poche---/29346622.html

Je suis à votre entière disposition pour toute suggestion / correction.

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