27 novembre 2014

Des coussins : pourquoi, comment, quoi ?

Il était une fois deux frères, Jack et Jean, voisins de palier, qui prenaient le train pour visiter leurs parents et recevoir leur part d’héritage, à la condition expresse qu’ils prennent ensemble le train de 18h00, à la gare distante estimée d’une demi-heure à pieds de chez eux. Jack devait acheter dentifrice et brosse à dents et faire sa valise, il estimait le temps qu’il lui fallait à 2 heures ; Jean devait repasser une chemise, moyennant quoi il avait sa valise prête, il estimait le temps qu’il lui fallait à une demi-heure. Hélas, ils manquèrent le train et l'héritage.

Qu'auraient-ils dû faire ? A quelles heures auraient-ils dû partir de chez eux pour recevoir leur part d’héritage ?

En résumé, ils auraient dû prendre des coussins de temps, de la marge.

  • Pourquoi des coussins, de la marge ? pour amortir les dérapages de temps et s’engager à être à l’heure.
  • Où mettre les coussins ? après les activités, pas avant.
  • Tous les coussins sont-ils équivalents ? non, car si l’un et l’autre doivent être à l’heure, alors un coussin commun est nécessaire.

Démonstration.

En théorie, Jack doit partir à 18h00 – ½ h – 2 h = 15h30.

Et Jean ? Jean doit partir à 18h – ½ h – ½ h = 17h00.

Est-ce que, partant à ces heures-là, Jack et Jean attraperont le train ? Non, ils le rateront, très probablement. Il peut se passer bien des choses qui prendront plus de temps que prévu, Jack ou Jean peuvent rater le train et ni l’un ni l’autre ne recevront leur part d’héritage. Il leur faut des coussins. Des coussins de temps, pour amortir ce qui pourrait dépasser le temps prévu.

Coussin A : donnons à Jack une demi-heure de plus pour acheter dentifrice et brosse à dents et faire sa valise. Demandons à Jack de préparer sa valise dès 15h00.

Jack : 15h00 + 2 h (valise de Jack) + ½ h (coussin A) + ½ h (trajet) = 18h00

Ce coussin A donne plus de chance à Jack d’être à l’heure pour prendre le train, mais n’aide pas Jean, l’héritage pourrait être perdu par la faute du retard de Jean.

Qu’à cela ne tienne ! Donnons aux deux frères un coussin commun.

Coussin B : que Jack et Jean se donnent rendez-vous à la gare une demi-heure avant l’heure de départ du train. Cela implique que Jack prépare sa valise dès 15h00 et que Jean commence à boucler la sienne dès 16h30.

Jack : 15h00 + 2 h (valise de Jack) + ½ h (trajet) + ½ h (coussin B) = 18h00

Jean : 16h30 + ½ h (valise de Jean) + ½ h (trajet) + ½ h (coussin B) = 18h00

Ce coussin B donne plus de chance à Jack et à Jean d’être à l’heure pour prendre le train, l’héritage est à portée de main.

Pour faire encore plus sûr, combinons les deux coussins : Jack commence à 14h30 (au lieu de 15h00)

Jack : 14h30 + 2 h (valise de Jack) + ½ h (coussin A) + ½ h (trajet) + ½ h (coussin B) = 18h00

Jean : 16h30 + ½ h (valise de Jean) + ½ h (trajet) + ½ h (coussin B) = 18h00

Mais qu’arrive-t-il si Jack, sûr d’avoir tout son temps, décide de prendre son café à 14h30 ? Eh bien, s’il reste une demi-heure à siroter son café, c’est comme s’il n’avait pas pris de coussin A. Le coussin A ne fonctionne que si Jack le prend après l’activité.

Et pour optimiser ? Jean pourrait rejoindre son frère à 15h00, y repasser sa chemise et boucler sa valise et aller acheter pour Jack dentifrice et brosse à dents. Ayant avancé Jack dans ses activités, Jean préparerait le thé, les deux frères pourraient prendre le thé jusqu’à 17h00. Puis ils partiraient pour la gare à 17h00 afin d’y arriver une demi-heure avant le départ du train.

 

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23 octobre 2014

Rétablir une erreur de jugement dans l'estimation

Lu le livre de Rolf Dobelli, The Art Of Thinking Clearly, pour avoir lu une dizaine de livres de management, c'est celui qui m'aide le plus à vivre avec clarté d'esprit, celui qui m'aide le plus à prendre des décisions.

Ceci en particulier : Pour réussir les choses complexes, faire le détail des activités étape par étape. Pour évaluer le temps et le budget à prévoir, comparer avec les projets similaires réalisés dans le passé. 

Eclairant, non ?

Pour aller plus loin :

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Je m'inscris à la formation PROSCI dans le Colorado

Un budget de 5000€ environ pour 5 jours, soit 3,5 jours à approfondir le Modèle ADKAR® de la société Prosci et 1 jour à rencontrer l'équipe Prosci pour étudier avec eux la suite de notre collaboration.

Qu'est-ce que ça me fait ? Eh bien, c'est la première fois que j'investis de ma poche, autrefois mes employeurs réglaient les notes.

Cela dit, investir comme cela pour une promesse d'activité et de revenus, je le compare à investir dix fois plus dans une maison de campagne pour une promesse d'allers-retours et de dépenses.

Je me sens dynamisé, curieux, prêt à bondir.

Heureux.

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09 octobre 2014

Un time-sheet, pour quoi faire ?

Isabelle rentre à la maison toute fière : Nous avons fait des progrès, la chef de service nous a demandé quel pourcentage de temps Catherine passait sur nos différents dossiers et nous lui avons répondu : chez moi, 40%, chez moi 25%, chez moi 50%. Etonnée, la chef a dit : mais alors, Catherine était plus qu'à plein temps chez vous, ce n'est pas possible ! Réponse : non, chez X, Catherine était à 40% la semaine dernière, chez Y, elle était à 25% le mois dernier, chez moi, elle était à 50% la semaine d'avant. C'est plus clair.

Progrès tout relatif, puisque j'ignore encore le nombre d'heures effectif que Catherine a consacré aux divers travaux, et je reste incapable d'évaluer la ressource nécessaire à la remplacer. Pourquoi en suis-je incapable ? Parce que les pourcentages sont des résultats de calculs, et que j'ignore les prémices de ces calculs, comme les jours effectivement travaillés, la disponibilité de la ressource, etc. Parce que seul le temps passé exprimé en heures relève du fait.

Pourquoi compter en heures, et pas en jours ? Ce serait un progrès par rapport au pourcentage, certes, mais de quels jours s'agit-il ? Des journées de 7 heures, comme dans la loi ? Des journées de 14 heures, comme ceux d'Isabelle ? Parce que, pour remplacer un mi-temps d'Isabelle, il faut Catherine à plein temps, n'est-ce pas ?

Et encore, je raisonne à égalité d'efficience entre Catherine et Isabelle. Et il se pourrait bien que Catherine mette 3 heures à abattre le travail d'une heure d'Isabelle, plus sénior, plus organisée, plus experte.

Restons-en pour l'instant aux heures. Chaque vendredi, avant de partir en week-end, prenons 10 minutes pour relire notre semaine et mesurons ou estimons les heures effectivement consacrées aux différents projets et travaux. Et lorsque vient le moment d'estimer un travail à venir, apportons à la discussion les heures effectivement travaillées sur un travail similaire : "Pour un travail similaire, j'ai passé tant d'heures."

Avantage : introduire des faits dans les processus de négociation des travaux et des affectations à venir.

Bénéfice : limiter les charrettes au strict incontournable.

Inconvénient : l'impression de flicage.

Cet article pourrait vous intéresser, si vous vous posez la question des détails requis pour faire un bon planning : planning détaillé ou pas ?

Cet article aussi pourrait vous intéresser, si vous vous dites : comment prendre en compte notre manque de compétences ? : planning et courbe d'apprentissage

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30 septembre 2014

Genèse de l'opuscule.

A l'époque j'étais chef de projet chez IBM, je m'occupais de formation comme d'effets collatéraux des projets techniques. Je me demandais, pourquoi pas manager ? Pourquoi encore chef de projet, avec ses affectations temporaires, ses multiples pressions ? Et puis, je quitte IBM pour une petite société de services américaine, survient l'éclatement de la bulle internet et je me retrouve, comme beaucoup, au chômage. Qu'est-ce que je veux faire désormais ? Aidé par Richard N. Bolles ("What Color Is Your Parachute?"), voici ce que j'ai trouvé pour moi-même : aider mes contemporains à réaliser ce qui leur est demandé avec moins de temps et d'énergie afin qu'ils réinvestissent l'énergie et le temps gagnés à des choses qui ont du sens pour eux. Et comment mieux réussir qu'en poursuivant sur le chemin du management de projet ?

C'est ainsi qu'en parallèle de mes missions j'ai rédigé un premier opuscule : Manuel à l'usage des chefs de projet qui ont des parties prenantes difficiles

Et puis un second ouvrage appuyé sur le présent blog, que j'ai intitulé : Quels biscuits avez-vous en poche ? Pourquoi ce titre ? m'ont demandé quelques personnes. Principalement parce que lorsque nous partions en randonnée, j'avais alors 7 ou 8 ans, mes parents prenaient soin que nous ayons des remontants, des biscuits sucrés, pour nous ragaillardir en cas de faiblesse dans les passages difficiles. Et ces biscuits, c'étaient dans leurs poches à eux qu'ils les mettaient (de peur que nous les grignotions avant d'en avoir vraiment besoin ?) !

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17 septembre 2014

Analyse des risques sur projet de compétition automobile.

J'ai rencontré Estelle P., conceptrice de pneus de sport chez Michelin, elle participait à la formation au management de projet que j'animais ce jour-là. J'ai été touché par son témoignage lorsque nous avons abordé la gestion des risques. Le voici : 

Nous avons travaillé sur le projet, établi des scénarii, tout ça.

Puis nous nous sommes dits : ne faudrait-il pas faire une analyse des risques pour valider nos résultats ?

J'ai convoqué 20 personnes de toutes sortes, je les ai mises dans une salle pendant une demi-journée.

Je leur ai expliqué ce que j'avais débroussaillé avec les autres, et au fur et à mesure de mon exposé, ils évoquaient les risques qui leur venaient à l'esprit.

Eh bien, nous avons mis le doigt sur le risque le plus important de tous, le fait que, dans l'environnement urbain de XXX, avec les revêtements, les usures de l'asphalte, les débris et les dépôts de la circulation urbaine, une pluie rende la route-piste si glissante que notre pneu manquerait de grip, que la voiture dérape dans la foule et fasse un massacre. Risque d'occurrence importante et d'impact catastrophique !

Heureusement que nous avons fait cette analyse de risques ! A partir de ce risque-là, nous avons repris tout notre travail, nous avons redéfini les procédés et les étapes, les validations et nous projet a été entièrement revu, et finalement s'est bien passé, ce fut un succès.

C'est un cas d'école ! Il faudrait que chaque chef de projet fasse l'analyse des risques au plus tôt dans son projet.

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Request for information : what project management tools and techniques would you consider "bare essentials" ?

I'm updating the 2015 edition of my booklet. Among the tools and techniques below, which do you think are the bare essentials and which ones are just not:
Appendix 1 - Sale initiative: the elevator pitch
Appendix 2 - Treat conflict. 5 ways to deal with conflict.
Appendix 3 - Rebounding after a difficult interaction. Replay.
Appendix 4 - Communicating without violence. The non-violent communication .
Appendix 5 - Prepare a negotiation. The negotiation grid.
Appendix 6 - Structuring a report meeting. The plan of a report.
Appendix 7 - Ask about the progress of a deliverable. The questionnaire sent to the responsible person of the work package.
Appendix 8 - Summarize the initiative.
Appendix 9 - Plan and track a project. the OPPM.
Appendix 10 - Read to sharpen his tools : a bibliography.
And which should be inserted in the list of bare essential tools ( I want to keep to 10, no more) ? the " Parking lot", aka the 3W ( Who , What , When), the list of current actions. RACI, the matrix assignment of responsibilities.

Your contribution is much appreciated.

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SVP, donnez votre avis : quels outils sont juste nécessaires ?

Je mets à jour l'édition 2015 de mon opuscule. Parmi les outils ci-dessous, lesquels sont à votre avis le juste nécessaire et lesquels ne le sont pas :

  1. Annexe 1 – Vendre une initiative : l'elevator pitch
  2. Annexe 2 – Traiter un conflit. Les 5 façons.
  3. Annexe 3 – Rebondir suite à une interaction difficile. La relecture.
  4. Annexe 4 – Communiquer sans violence. La communication non violente.
  5. Annexe 5 – Préparer une négociation. La grille de négociation.
  6. Annexe 6 – Structurer un compte-rendu de réunion. Le plan d'un compte-rendu.
  7. Annexe 7 – Questionner sur l’avancement d’un livrable. Le questionnaire adressé au responsable de lot.
  8. Annexe 8 – Résumer l’initiative. Le QQPCOQP.
  9. Annexe 9 – Planifier et suivre un projet. L'outil de planification-suivi de projet One Page Project Manager (OPPM)
  10. Annexe 10 – Lire pour affûter ses outils : une bibliographie.

Et lesquels devraient être insérés dans la liste des outils juste nécessaires (que je veux conserver à 10, pas plus) ?

  1. le "parking lot", dit encore le 3W (Who, What, When), dit encore la liste des actions en cours.
  2. le RACI, dit encore matrice d'assignation des responsabilités.

Votre avis m'intéresse ! Que voudriez-vous que nos collègues utilisent comme outils ?

18 juillet 2014

En quoi "Quels biscuits avez-vous en poche ?" est-il le juste nécessaire ?

L'opuscule "Quels biscuits avez-vous en poche ? Faites réussir vos initiatives Utilisez le juste nécessaire" est le juste nécessaire, du moins l'ai-je ainsi conçu, en cela :

  1. c'est une démarche pas à pas,
  2. où les 10 étapes sont nécessaires, sans superflu,
  3. vous utiliserez au moins une fois chaque outil.

Pourquoi faire le juste nécessaire ? 

  • On a moins d'actions à mener, on peut s'y consacrer plus aisément,
  • C'est possible de se concentrer, donc de faire bien du premier coup,
  • Je gagne du temps et je peux en réinvestir dans mes relations avec les parties prenantes.

Pour aller plus loin, rendez-vous sur le site de la communauté des lanceurs d'initiatives francophones Initiative101.

Pour obtenir "Quels biscuits avez-vous en poche ?" : se procurer l'ebook / imprimer le carnet de terrain.

 

 

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13 juillet 2014

Négociation préparée, négociation réussie. Comment préparer une négociation.

Pour qui est responsable sans autorité hiérarchique, obtenir quelque chose passe assurément par la négociation. Or, une négociation préparée est une négociation réussie. Avant le rendez-vous de négociation à proprement parler, renseignez les items ci-après, les données vous concernant comme celles qui concernent votre partenaire de négociation.

Si, en début de réunion, des données vous manquent, prenez le temps de les découvrir auprès de votre partenaire de négociation avant de discuter le fond.

En l’absence d’une solution de rechange, la négociation stoppe net. Vérifiez donc que votre partenaire et vous-même avez chacun une ou plusieurs solutions de rechange.

Pour préparer une négociation sur le nouveau site projet-initiative101.com.