Angelo Arancio me dit : ton approche systémique est OK, et en même temps la personne peut avoir un frein lié à ses propres croyances. "Si je dis ça à untel, il va me répondre ça, alors je n'essaie même pas". "Cela dit, que sais-tu de ce que l'autre répondra si tu ne lui poses pas la question ?"

Approche coaching à implémenter : la situation comme tu la vois, ce que tu désires toi-même, ce qui t'empêche d'y parvenir ou d'en jouir à ce jour, en quoi cela est-il réel, que peux-tu mettre en œuvre pour parvenir à réaliser ton désir ?

C'est vrai, bon nombre d'étudiants en M2 Pro Qualité m'ont donné en feedback l'impression qu'ils n'avaient même pas essayé de faire ne serait-ce que le premier pas, s'intéresser à ce que fait tel ou tel en le questionnant à la machine à café, par exemple, ou à la cafétéria. Et de me dire ce qu'ils anticipaient comme réaction, ce qui les a inhibés.

Je suis convoqué par mon manager. Qu'avons-nous donc fait à Sylvia, en allant la voir, Peter et moi, pour lui poser des questions sur son projet ? Don't mess with my team !

Paniquée, Sylvia avait couru après notre entretien s'épancher sur l'épaule de notre superviseur commun, hocquetant son trouble : pourquoi sont-ils venus m'interroger ? qu'est-ce que j'ai mal fait ?

Et nous, Peter et moi, qui n'avions de motivation que de mieux comprendre comment nous pouvions aider Sylvia à mieux performer !

Ceci pour introduire cette question-clé : peut-on prendre l'initiative d'entretiens avec ses collègues sans en référer à son superviseur (et à leur superviseur, le cas échéant) ? Ou, dit autrement, quels risques suis-je en train de prendre qui nécessitent que mon superviseur me soutienne ? En effet, les superviseurs sont connus comme n’aimant pas les surprises, les bonnes comme les mauvaises, dirai-je.

Les situations que nous cherchons à éviter :

1- mon collègue s’effraie de ma démarche auprès de notre superviseur commun.

2- mon collègue s’effraie de ma démarche auprès de son superviseur qui s’en effraie auprès du mien.

Préparer mon superviseur à ces éventualités s’avère fructueux ; aussi, avoir une conversation avec elle/lui est à ce stade une excellente idée, un gain de temps et de sérénité pour la suite. J’ai accompli le nécessaire lorsque mon superviseur sait quoi répondre à mon collègue ou au sien : pourquoi ma démarche, la présente étape et la prochaine, l’accord qu’il m’a donné et le sentiment qu’elle ou qu’il a que « la situation est sous contrôle ».

COMPREHENSION

J'ai compris que l'initiative du Directeur Général consiste à introduire du project management pour contribuer à sortir son entreprise de la passe business difficile dans laquelle elle se trouve.

S'il en est ainsi, le management de projet semble a priori une bonne idée. En même temps, pas tout le project management (le Kerzner actuel fait 1296 pages...). Quoi implémenter de ce vaste sujet ? Quels quick-wins viser ? Où s'arrêter ?

De plus, en soi le management de projet n'opère rien. L'expérience a montré que c'est le tryptique Sponsorship - Project Management - Change Management qui fonctionne. D'où l'importance de nous coordonner entre prestataires, project managers et change managers. Et d'impliquer le sponsor dans cette prestation : nous lui proposerons une road-map personnelle.

Donc, quoi implémenter du management de projet, et comment procéder pour y faire adhérer rapidement efficacement tous les protagonistes ?

PREPARATION (en trois rencontres avec le client)

1. Rencontre initiale du sponsor. Voici les questions que je souhaite poser, en six sous-ensembles :

• Comment décririez-vous le changement que vous êtes en train d'implémenter dans votre entreprise ?
• Quels sont les éléments business, clients, compétiteurs qui créent le besoin de changer ? Quel est votre degré de conscience du besoin de changer ? Comment évaluez-vous le degré de conscience qu'en a chaque participant, aujourd'hui ? (bas=1, haut=5)
• Quels sont les facteurs positifs ou négatifs de ce changement qui ont un impact sur votre désir de changer ? qui influent sur celui des participants ? Considérant ces facteurs de motivation, comment estimez-vous votre désir de changer ? Comment évaluez-vous le désir de changer de chacun des participants ? (bas=1, haut=5)
• Quels sont, à votre avis, les compétences et les savoirs nécessaires pour réussir ce changement ? A quelle place positionnez-vous le Project Management ? Comment estimez-vous votre niveau de connaissance du changement, votre niveau de compétence et de savoir ? A quel niveau évaluez-vous la connaissance, les compétences, les savoirs de chaque participant ? (bas=1, haut=5)
• Considérant les compétences et les savoirs requis pour réussir ce changement, comment estimez-vous votre niveau de maîtrise ? Comment évaluez-vous le niveau de maîtrise de chaque participant ? (bas=1, haut=5)
• Quelles mesures viennent renforcer le changement, quels avantages personnels le feront durer en ce qui vous concerne ? en ce qui concerne les participants ? En quoi ces mesures et ces avantages sont-ils adéquats pour faire durer le changement, quant à vous ? quant aux participants ? (bas=1, haut=5)

Ce questionnaire, que j'ai reçu de la société Prosci (réf. HIATT J.M., CREASE T.J., Change Management, The people side of change, 2012, Prosci Inc.), permet de déterminer où mettre l'effort pour commencer. S'agit-il d'abord :

• de convaincre les participants du besoin de changer et d'adhérer au management de projet, ou bien
• de clarifier avec eux ce qu'ils doivent changer à leurs façons de faire, ou bien
• de former ces participants à une partie du management de projet ou d'autre chose, ou bien
• de coacher les participants sur leur lieu de travail dans la bonne application de ce qu'ils savent, ou bien
• de renforcer les participants sur ce qu'ils font bien, efficacement et vite ?

Une fois la première étape réalisée, quelle autre étape lancer dans l'ordre descendant pour réussir ce changement et en cueillir les fruits business ?

2. Rencontre de 2-5 participants en amont pour discerner où les rejoindre, d'où nous partons, jusqu'où aller dans le temps de l'animation et quel projet choisir comme support.

3. Rencontre de validation du sponsor et clarification de sa road-map en amont, au cours et en aval de l'animation elle-même.

ANIMATION (en 5 étapes)

Pour intéresser les participants executives, je préconise une animation courte, ludique et appliquée à un de leurs projets.

Voici l'aperçu de ce que je suggère, en 5 étapes, à adapter en fonction du résultat de la préparation.

Etape 1 (sens projet : il y a un pilote dans l'avion) : Ouverture par le sponsor : rappel du pourquoi nous sommes ici, à quoi nous verrons que nous avons réussi aujourd'hui

Etape 2 (sens projet : creuser les fondations d'une équipe) : Chacun son tour : ce que vous faites, ce qui est difficile, avec qui vous travaillez.

Etape 3 (sens projet : chacun est conscient de faiblesses et des atouts des autres, aussi nous pouvons travailler ensemble désormais) : Retour d'expérience : nos résultats (ceux dont nous sommes fiers, ceux que nous devrions améliorer) et nos manières de faire (celles dont nous sommes fiers et celles que nous devrions améliorer)

Etape 4 (sens projet : prendre du recul sur notre projet et apprendre en faisant) : faire ensemble, sur un projet que nous connaissons, le one-page project manager (OPPM®), à l'aide de post-it, etc.

Le one-page project manager comprend :

• la charte du projet : qui, quoi, quand, budget
• les objectifs
• les parties prenantes
• les livrables et les activités
• l'affectation des responsabilités
• la performance d'équipe
• le point sur la consommation du budget
• les risques

Pour ce faire, j'utilise feutres, post-it, paper-board et patafix blanche.

Etape finale (sens projet : bravo, merci, continuons sans rien lâcher) : avec le sponsor (à nouveau présent) : présentation du résultat de l'équipe + feedback libre + évaluation de ce que nous avons réussi aujourd'hui + prochaine étape.

NOTA BENE

Livrable initial tangible : un déroulé d'animation + un template de one-page-project-manager imprimé en A3, N&B, par personne.

Livrable final tangible : un one-page-project-manager complété par l'équipe pour un projet en cours.