Retour à cette question du planning détaillé. Pourquoi demande-t-on un planning détaillé alors qu’on est toujours en retard ?

Alors, pourquoi est-on toujours en retard sur un planning détaillé ?

Une réponse, c’est qu’il y a des aléas.

Une autre réponse, qui n’est pas un aléa du tout, c’est la courbe d’apprentissage.

La personne va prendre du temps pour apprendre, elle a galérer, elle sera en retard, et à la difficulté d’apprentissage s’ajoute la culpabilité d’être en retard, de ne pas être capable de tenir ses propres délais, quelle honte. Et ça n’est qu’à la fin, en allant de plus en plus vite parce qu’elle apprend, que la personne recroisera la courbe qu’elle avait choisie au début à grand renfort d'imagination. Elle arrivera peut-être tout juste à l’heure. Quelle tristesse !

Moi je crois que les choses sur lesquelles il faut être intransigeant, c’est le planning à grosse maille et la méthode, les grands moments à mettre dans le temps. Par exemple, sur ce projet d'un an environ, j’avais fait des blocs en forme de mois, au mois le mois. Pour tel mois, je te donnerai ce livrable-là, etc.

La deuxième chose sur laquelle être intransigeant, c’est qu’est-ce qu’on fait aujourd’hui, et demain.

Grosse maille et court terme, deux choses sur lesquelles j’imagine être exigeant, mais le moyen terme, non, clairement non.

Pourquoi demande-t-on un planning détaillé alors qu’on est toujours en retard ?

Finalement, quand je suis arrivé sur le projet, j’ai fait un planning à grosse maille, eh bien, sachez que ce planning à grosse maille, nous le tenons.

Bien qu’il ne soit pas précis, cet échéancier est génial, rapide à réaliser, exact, puisqu’on le suit globalement, et facile à maintenir à jour.

Alors qu’un planning détaillé, il est frustrant parce que je sais que je produis quelque chose d'absurde sur quoi mes équipiers savent qu'on ne peut s'engager.

Planifier, c'est pour organiser le job et pour montrer qu'on avance. Mais surtout, que le job soit fait.

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Je partage avec vous mon sentiment que c’est curieux cette affaire de vouloir se rassurer en donnant beaucoup de détail à une planification à moyen terme. Xave me disait le premier jour de mon arrivée sur le projet : Voilà, il faut produire, il faut que tu fasses un planning et qu’il soit pilotable toutes les semaines, donc il faut que tu programmes, que tu planifies de livrer quelque chose toutes les semaines. Je lui dis : Ouah, je ne connais pas le client, je ne connais pas le contexte, je ne connais pas les tenants et aboutissants du projet ni l’ampleur de la tâche, je ne suis pas capable de le faire. Elle me dit : Si, si, tu es capable de le faire et de fait je vais t’aider à le réaliser. Et je l’ai fait, j’ai produit un fichier Excel de 70 livrables en utilisant ce que je connais de la méthodologie.

C’est aussi assez curieux, j’ouvre une parenthèse, la méthodologie, ça énerve les gens : Tu n’as pas besoin de suivre cette méthodologie, c’est lourd, c’est lent ! Ils aiment bien la méthodologie pour faire un planning détaillé, mais finalement, quand on évoque la méthodologie au moment de l'appliquer, ça les énerve : C'est lourd, c'est lent !

Je fais un planning et puis, au bout de deux semaines, Xave engage ce dialogue :

Xave : Ben là, tu n’as pas livré ce truc, tu es en retard.

Moi : Je vais être en retard à la fin du mois.

X. : C’est embêtant, tu peux être en retard de temps en temps mais pas tout le temps.

M. : Ecoute, je l’ai fait sur des hypothèses qui s’avèrent être fausses, au fur et à mesure du temps je m’aperçois que mes hypothèses que j’ai faites étaient erronées.

X. : Oui, mais finalement tu t’es engagé en faisant ce planning et maintenant tu te dégages, or tu ne peux pas dire toutes les semaines que tu changes parce que c’est manquer de respect aux personnes qui font le planning et le mettent à jour ; tu imposes des changements, tu manques de respect aux personnes qui croient au planning et tu manques à tes engagements.

M. : Moi, je ne m’engage pas sur ce planning, les hypothèses sur lesquelles je l’ai fait sont en soi des hypothèses à vérifier, quand on les vérifie on s’aperçoit que ce sont assez souvent des présupposés et les présupposés, 9 fois sur 10, ils sont erronés. Donc non, je ne m’engage pas.

X. : Mais tu ne peux pas ne pas t’engager, ce n’est pas sérieux, non.

Finalement, j’ai laissé courir. Je ne souhaitais pas argumenter, j’ai laissé filer, j’ai fait mes trucs, je préféré laisser les faits faire le travail de conviction et c’est ce qui s’est passé : au bout de deux mois,  nous sommes convenus Xave et moi d’enlever tous les détails. Donc, on retrouve un planning à grosses mailles, non plus à la semaine mais au mois pour un projet d’un an. Voilà.

C’était il y a quatre mois. Récemment Xave m’a redemandé un planning, je me rends compte qu’elle parle toujours d’un planning détaillé à la semaine, mais elle ne l’exige plus. Elle parle des livrables hebdomadaires comme quelque chose de nécessaire, mais elle ne les exige plus. Intéressant.

J’étais un peu désespéré au début. Je n’ai pas tout vu. Un peu comme si je rentrais dans une forêt et que je m'y égarais : où sont les clairières ? Cette clairière où je m’étais retrouvé, comment y retourner ? J’avais cru comprendre que c’était derrière tel arbre, mais non, ce n’est pas tel arbre ! J’avais cru que c’était ça, mais non, ce n’était pas ça. Je commençais à désespérer vu l’ampleur de mon ignorance, vu l’ampleur de mon travail à combler mon ignorance pour devenir assez compétent et créer des formations.

Je suis toujours surpris qu’on demande à un vulgum pecus qui est depuis 20 jours sur le projet, de créer des formations sur la base des connaissances accumulées, compilées et organisées par des dizaines de consultants qui travaillent depuis 10.000 jours sur la question ; ça me dépasse. Bref, fermons la parenthèse.

Du coup, me voilà très embêté dans cette forêt. Je me dis, oulah ! je suis incertain de ma capacité à faire, si jamais je livre quelque chose qui me convient à mon avis et qui ne convient pas à leur avis, je n’aurais que ma fierté dans laquelle me draper, je pourrai leur dire : Vous n’avez rien compris, je suis un bon consultant qui a fait ce qui est bon pour vous, les uns et les autres disent que c’est bon pour vous, prenez tous les bouquins machins et si vous n’êtes pas convaincus, c'est que vous êtes mauvais ; vos gueules, je m’en vais, vous êtes indignes de moi.

Du coup, me suis-je dit, comment est-ce que je pourrais me rassurer en leur présentant quelque chose qui les satisfasse à la fin ? Eh bien, en leur présentant le plus tôt possible quelque chose qui ressemble à ce qu’ils auront à la fin.

Et puis, me suis-je encore dit, on me ressasse qu’ils sont surbookés, qu’ils ne sont pas disponibles pour répondre à mes questions, Xave fait un tir de barrage pas possible, je n’arrive pas à accéder à ces gens-là, ce qui est très différent de la façon dont normalement je procède. Et donc, je n’ai pas l’autorisation de leur prendre du temps pour qu’ils m’expliquent, je suis sensé tout découvrir sur les livres ou plus exactement sur ce qu’ils ont écrit, et pour moi, comme je l’ai dit à Xave, c’est comme si elle me disait de réaliser une formation à la langue basque en ayant d’un côté un dictionnaire basque-français et de l’autre une grammaire basque.

Comment est-ce que je pourrais amener ces gens surbookés à contribuer, bien qu’ils soient surbookés ? Comment est-ce que je pourrais faire pour sortir de cette forêt avec un plan, ou plus exactement pour créer un plan de cette forêt ? Peut-être que je pourrais cartographier un bout de cette forêt ? Cartographier un bout restreint mais cartographié profondément, de sorte que là-dessus je pourrais trouver des motifs répétitifs, des éléments qui vont me simplifier la compréhension de cette forêt, des chemins, etc. ? 

Et me rappelant que je travaille dans le milieu automobile, je me suis dit : proposons une maquette, puisque c’est comme ça qu’ils font quand ils travaillent sur un nouveau véhicule. Et du coup, ça a été accepté. Et ça a fonctionné. Et, là où je ne pouvais obtenir une journée, j’ai réussi à collaborer avec eux une heure, je les ai amené à spécifier ce qu’ils voulaient pour la maquette. Je leur ai dit : Ce que vous spécifiez pour la maquette, ce sont en fait les spécifications pour le produit final et j'en prendrai une partie seulement pour la maquette.

Ca collait avec ce à quoi je m’étais engagé : produire quelque chose sans que ce soit de grande tenue, j’allais dire, sans que ce soit de grande qualité, mais non, la qualité c’est juste la conformité aux attentes. Donc il suffisait que je les amène à attendre quelque chose du grade d'une maquette et que je livre la maquette, et la qualité de la maquette serait à 100%, c'est à dire 100% conforme au grade annoncé.

Ils se sont mis à contribuer, je leur ai livré la maquette, avec l’aide de personnes complètement surbookées mais qui me voyant dans cet état se sont crues obligées de m’aider. Donc, j’ai créé un besoin et ça a fonctionné, et ça a même dépassé mes attentes, ils étaient contents du résultat, ils étaient rassurés et moi aussi, et puis je ne m’attendais pas à ça mais ce que j’ai produit va être utile à d’autres maquettes. Par exemple, j’ai produit un module PauvrePoint et il est question d’en faire du e-learning, ça va être partiellement réutilisé pour faire une maquette de formation à distance. Et sur la base de cette maquette, j’ai atteint un autre objectif important pour moi : apprendre la façon dont je peux travailler et estimer le temps que ça va me prendre. Le faire sur une maquette m’a permis de voir avec qui, avec quoi, avec quelle méthode je dois travailler pour produire quelque chose qui vaille le coup.

Donc, je suis très content. Je me fais la réflexion qu'une fois encore, lorsque dans un projet je me demande si la décision que j’envisage est bonne ou si ça vaut le coup de réfléchir plus avant à une opportunité, je me demande : à combien d’objectifs cette décision permet-elle de répondre ? Si elle ne répond qu’à un objectif, je me dis, bof, il y a certainement mieux à faire. Si elle répond à deux objectifs, je me dis, bon, ce n’est pas bien excitant, il y a mieux à faire. Si elle répond à trois objectifs, là je me dis, ça commence à être intéressant, quatre objectifs il faut le faire, cinq objectifs il n’y a rien de mieux à faire que ça.

Et j’avoue que je suis très heureux de cette approche de la maquette : plusieurs objectifs atteints ? On y va !

Très intéressant, le time-boxing. Parce que ce que j’ai réussir à faire, c’est à satisfaire mon client avec une Logan, versus l’insatisfaire avec une Rolls, en tout cas avec une Rolls à mes propres yeux, avec beaucoup plus d’efforts, avec beaucoup plus de temps, et donc avec beaucoup plus de frustration.

C’est peut-être ça, l’approche Agile : c’est mouiller le client et de livrer dans un time-box de deux mois, par exemple, un time-box où la seule chose qui est vraiment fixe, c’est l’équipe qui développe à plein temps, et en même temps l’équipe s’engage à livrer en temps et en heure et c’est le contenu qu’on va faire varier avec l’aide d’un représentant des utilisateurs, le "Product Owner", le "Responsable du Produit". C'est lui, le Responsable du Produit, qui réalise l'analyse Pareto et dit : c'est ceci qu'il faut livrer en premier, c'est cela qu'il faut livrer plus tard.

Je trouve que c’est très honnête vis-à-vis des personnes, l’approche Agile. Lorsque je collaborais à des projets en cycle en V, c’était logique : on déploie ce qu’on a testé, on teste ce qu’on a développé, on développe ce qu’on a conçu, on conçoit ce qu’on a défini. Alors Monsieur le Client, définissez ce que vous voulez et dans un an, nous vous livrerons ce que vous souhaitez.

C’est déjà violent, le discours du cycle en V, parce que ça paraît si logique que c’est comme si j’entendais en sourdine le message : Si vous n’êtes pas d’accord avec ça, Monsieur le Client, c’est qu’il vous manque une case.

De toutes façon, le discours "définissez ce que vous voulez et on vous le livrera", je trouve ça très injuste parce qu’en réalité, non, je ne crois pas que les utilisateurs sachent ce qu’ils veulent. Ils savent déjà difficilement ce qu’ils font et par ailleurs ils ne savent pas vraiment ce qu’ils devraient faire pour que ça fonctionne mieux. Ils sont insatisfaits de leur présent et ils sont incertains de leur avenir. Leur dire : décrivez-nous ce que vous voulez faire, c’est impossible pour eux, c’est les mettre dans la quadrature du cercle. C’est les torturer. C’est très peu honnête.

Alors que la méthode Agile glisse les utilisateurs dans la peau du futur, les opérateurs s’aperçoivent très vite de ce qu’ils veulent avec les mains sur l’outil. Voilà.